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Serienmailversand mit SoSci Survey

Wenn man Serienmails versenden möchte, kann man diese entweder direkt mit SoSci Survey oder mit einem externen Programm erstellen. In dieser Anleitung geht es darum, wie man Serienmails mit SoSci Survey erstellen kann. Allgemeine weitere Schritte werden im Überkapitel Serienmails verschicken erklärt.

Der Versand einer Einladungsmail mittels SoSci Survey erfolgt unter Einladungen verschicken in drei Schritten:

  1. Importieren von E-Mail-Adressen (ggf. mit Name für eine personalisierte Anrede)
  2. Anlegen der Serienmail (Inhalte der E-Mail und ggf. festlegen des Fragebogens)
  3. Versand für einen späteren Zeitpunkt planen oder sofort durchführen

Wichtig: Wenn Sie Serienmails mittels SoSci Survey versenden, dann stellen Sie als Zugriffsbeschränkung im Fragebogen Serienmail (nicht zu verwechseln mit Seriennummer!) ein. So ist der Zugriff nur einmalig (sofern in der Serienmail nicht anders eingestellt) und nur mit den personalisierten Links aus der Einladungsmail möglich.

Wichtig: Verwenden Sie in der Serienmail den Platzhalter %link% für den Fragebogen-Link und tragen Sie den Link zum Fragebogen nicht direkt ein. So gewährleisten Sie den Versand personalisierter Teilnahmelinks.

Wichtig: Wenn Sie Serienmails per SoSci Survey versenden möchten, müssen Sie zunächst einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV siehe Personenbezogene Daten) abschließen. Dafür müssen Sie die Daten Ihrer zuständigen Stelle bzw. von Ihnen selbst eintragen und nach dem Erstellen auf die im Vertrag gelb markierte Zeile klicken. Erst dann ist der AVV bestätigt und Sie können mit der Erstellung der Serienmails beginnen.

E-Mail-Adressen importieren

Damit SoSci Survey E-Mails verschicken kann, muss man die Adressen der Empfänger zunächst importieren. Dafür gibt es unter Einladungen verschickenAdresslisteAdressen importieren drei Wege:

  1. Eine Liste mit E-Mail-Adressen importieren.
    Wenn Sie nur E-Mail-Adressen (ohne Namen) importieren wollen, dann funktioniert das sehr einfach. Sie kopieren alle E-Mail-Adressen in die Zwischenablage und fügen sie unter Direktimport in das große Textfeld ein. Dabei ist es egal, ob die E-Mail-Adressen durch Kommata getrennt sind, in eigenen Zeilen stehen oder ob dazwischen noch anderer Text steht – SoSci Survey sucht sich alles heraus, was wie eine E-Mail-Adresse aussieht.
  2. Eine Tabelle mit Kontaktdaten einlesen.
    Falls Sie die Empfänger persönlich mit Name ansprechen möchten, benötigen Sie mindestens den Namen der Person. Liegen die Kontaktdaten tabellarisch vor, so können Sie unter E-Mail-Adressen importierenImport per CSV-Datei eine CSV-Datei einlesen. OpenOffice Calc oder Excel können Tabellen als CSV-Datei abspeichern (z.B. „CSV UTF-8“ in Excel). Die Zuordnung der Tabellenspalten erfolgt während dem Import.
  3. Manuelle Eingabe einzelner Adressen.
    Diese Möglichkeit ist nur für eine kleine Anzahl von Adressen sinnvoll. Sie findet sich unter Adressen einzeln hinzufügen.

Den so erstellten E-Mail-Verteiler kann man auch als CSV-Datei herunterladen (E-Mail-Verteiler herunterladen).

Wichtig: Wählen Sie den Datenschutz-Modus, den Sie für Ihre Befragungsprojekt benötigen.

Datenschutz-Modus

Bevor Sie die Emailadressen importieren, haben Sie die Auswahl zwischen 4 Datenschutz-Modi:

Auswahl des Datenschutzmodus unter Adressen importieren

  • Personenbezogen
    Hierbei wird sowohl beim Datensatz als auch in der Adressliste eine Personenkennung (SERIAL) angezeigt, welche einen eindeutigen Bezug zwischen E-Mail-Adresse und Datensatz erlaubt.
  • Pseudonym
    Hierbei wird dem Teilnehmer eine eindeutige Personenkennung zugewiesen, aber als Projektleiter hat man keinen Zugriff auf diese. SoSci Survey verwaltet die Zuordnung treuhänderisch (d.h. gibt sie nicht heraus, außer der Projektleiter fragt dies explizit nach), sodass der Projektleiter keinen direkten Bezug zwischen E-Mail-Adressen und Datensätzen herstellen kann.
  • Anonymisieren bei Abschluss des Interviews
    Dieser Modus entspricht dem Modus „Pseudonym“ – aber die Zuordnung des Datensatzes zu einem Adresseintrag wird mit Abschluss des Interviews (Erreichen der „letzten Seite“ im Fragebogen) gelöscht. Dabei wird auch der Wert der Variable Serial geändert zu „~anonymous“.
  • Anonym
    Hierbei wird der Bezug zwischen Datensatz bzw. Teilnahme-Link und Adresseintrag überhaupt nicht gespeichert. Bei diesem Modus ist eine Zuordnung zwischen Adresseintrag und Datensatz nicht möglich.

Die Datenschutz-Modi gehen mit unterschiedlichen Vorteilen und Einschränkungen einher:

Funktionalität Anonym Anonymisieren bei Abschluss Pseudonym Personenbezogen
Teilnahmestatus in der Adressliste nicht möglich möglich möglich möglich
Erinnerungsmail an säumige Teilnehmer nicht möglich möglich möglich möglich
SERIAL oder Teilnehmerdaten im Interview mittels panelData() abrufen nicht möglich möglich möglich möglich
Befragung zu zwei Zeitpunkten mit Unterbrecherseite (nur ein Fragebogen/Datensatz) und mailResume() nicht möglich möglich möglich möglich
Zuordnung von Datensätzen bei mehrwelligen Erhebungen (mehrere Datensätze) nicht möglich nicht möglich möglich möglich
Adressbezug post-hoc wiederherstellbar (durch den Betreiber des Servers) nicht möglich nicht möglich (1) möglich nicht zutreffend
Adressbezug direkt ersichtlich nicht möglich nicht möglich nicht möglich möglich

Anmerkung (1): Wenn zwischen Versand einer Serienmail und Abschluss des Fragebogens ein Server-Backup erstellt wurde, ist eine Rekonstruktion der Zuordnung auf Basis der Datenbank-Backups nicht ausgeschlossen.

Serienmail vorbereiten

Das Verfassen der E-Mail erfolgt kaum anders als im E-Mail-Programm: Unter Einladungen verschickenSerienmails klickt man auf Neue Serienmail und trägt dann im Einstellungspunkt Inhalt den Betreff und Text ein.

Unter den weiteren Einstellungspunkten Erinnerung/Folgemail, Fragebogen-Link, Anrede, Impressum und Bilder/Anhänge können weitere Einstellungen vorgenommen werden (siehe unten).

Allerdings gibt es auch beim Verfassen der Mails einige Besonderheiten.

Platzhalter und Personalisierung

Die Serienmail unterscheidet sich von einer normalen Mail in einem wichtigen Punkt: Jeder Adressat soll einen personalisierten Link zum Fragebogen erhalten (um die Teilnahme nachzuverfolgen) und eventuell soll auch die Anrede personalisiert werden. Dafür verwendet man im E-Mail-Text Platzhalter wie %salut% (für die Anrede) oder %link% (für den Link zum Fragebogen). Zum Ausprobieren zeigt SoSci Survey nach dem Speichern eine Vorschau.

Wie SoSci Survey die Anrede formuliert, kann man ggf. im Karteireiter Anrede anpassen.

Eine Übersicht über die verfügbaren Platzhalter liefert das Kapitel Platzhalter in Serienmails.

HTML-Mails

SoSci Survey unterstützt die Möglichkeit, HTML-Mails mit Formatierung zu versenden. In der Regel sind die guten alten Textmails zwar ausreichend (jeder kann sie lesen und sie werden auch nicht so schnell als Werbung/Spam klassifiziert), aber HTML-Mails unterstützen eine Formatierung des Textes (sparsam einsetzen!) und können den Link zum Fragebogen auch tatsächlich als Hyperlink vorbereiten. Das erspart Probleme mit nicht/unvollständig klickbaren Links.

Falls Sie Ihre E-Mail als kombinierte Text/HTML-Mail versenden möchten, bereiten Sie zunächst den Inhalt als Text vor. Klicken Sie dann auf den Knopf HTML aus Text-Version erstellen und ändern Sie anschließend nach Bedarf den HTML-Inhalt.

Unter Fragebogen-Link können Sie einstellen …

  • welcher Fragebogen aufgerufen werden soll, falls es im Befragungsprojekt mehrere Fragebögen gibt
  • wie lange der Zugangsschlüssel sein soll, der im personalisierten Link verwendet wird
  • ob der personalisierte Link das mehrfache Ausfüllen des Fragebogens erlauben soll (sinnvoll u.U. in Tagebuch-Studien)
  • welcher Text in der HTML-Mail für den Link zum Fragebogen erscheint

E-Mail versenden

Beim Bearbeiten der Serienmail sowie in der Übersicht der Serienmails finden Sie einen Knopf Versand der Serienmail. Wenn Sie diesen anwählen, können Sie die Optionen für den Versand festlegen. Eine Serienmail wird grundsätzlich erst versendet, nachdem Sie alle Optionen überprüft und bestätigt haben.

Versand für Serienmail vorbereiten

Mit dieser Funktion können Sie die Serienmail entweder direkt verschicken oder den Versand für einen späteren Zeitpunkt (ggf. auch randomisiert) terminieren. Sie können dabei einstellen, ob die Serienmail nur an bestimmte Adressaten (Angabe per E-Mail-Adresse) oder bestimmte Teilgruppen versendet werden soll. Außerdem können Sie bei Nachfassmails (Erinnerungsmails u.Ä.) festlegen, welche Empfänger der ursprünglichen Einladung die Nachfassmail erhalten.

Nach Auswahl der Zielgruppe müssen Sie sich entscheiden, ob die Serienmail sofort verschickt werden soll oder ob der Server sie automatisch zu einem definierten Zeitpunkt versenden soll. Letzteres erlaubt eine bequeme Vorbereitung von Versand und Erinnerungsmails – zum eigentlichen Zeitpunkt der Versands muss man sich dann um nichts mehr kümmern.

Wichtig: Bei Erinnerungsmails erhalten grundsätzlich nur jene Adressaten eine Mail, die auch die ursprüngliche E-Mail erhalten haben, auf welche die Erinnerungsmail sich bezieht. Je nachdem, welche weiteren Einschränkungen Sie festlegen, ist es nur eine Teilmenge dieser Adressaten.

Wichtig: Wenn Sie den Versand sofort durchführen, sehen Sie auf dem Bildschirm u.U. zunächst nichts. Bitte gedulden Sie sich bis zu 2 Minuten.

Individuelle Versandzeitpunkte

Mitunter soll eine Serienmail nicht an alle Adressdaten zum selben Zeitpunkt verschickt werden. Für die individuelle Steuerung des Serienmail-Versands können Sie in SoSci Survey auf folgende Funktionen zurückgreifen:

  • Die PHP-Funktion mailSchedule() ermöglicht es, direkt im laufenden Interview einen Serienmail-Versand vorzubereiten.
    • Damit kann eine Person beispielsweise eine Woche nach Ausfüllen des ersten Fragebogens zu einem zweiten Fragebogen eingeladen werden, siehe Mehrwellige Befragungen bei Selbstrekrutierung.
    • Ebenfalls eignet sich dieses Verfahren gut, um eine größere Anzahl von Serienmails für eine Tagebuchstudie zu planen. Die PHP-Funktion strtotime() erlaubt eine sehr flexible Gestaltung des Versandzeitpunkts, z.B. strtotime('next monday +1 day 13:30:00')
  • Für die Experince Sampling Method (ESM) oder Mobile Experince Sampling Method (MESM) kann beim Versenden von Serienmails (welche aus SMS sein können, allerdings ist der SMS-Versand kostenpflichtig) ein Zeitraum angegeben werden, innerhalb welchem der Versand zu einem zufällige Zeitpunkt erfolgen soll. Die Option finden Sie beim regulären Versand einer Serienmail bei der Auswahl des Zeitpunkts.
  • Vordefinierte Versandschemata können als Tabelle im CSV-Format importiert werden: Versandzeitpunkte importieren

Hinweis: Eine ausführliche Erklärung zu den Themen Verteiler verwalten, Erinnerungsmails, Dateianhänge, Mehrwellige Befragungen, Fortsetzen von Interviews, Seriennummern und Einen Fragebogen teilen finden Sie im übergeordneten Kapitel der Anleitung Serienmails verschicken

de/survey/mailing/sosci.txt · Zuletzt geändert: 10.08.2021 14:24 von sophia.schauer
 
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