Externer Serienmailversand

Wenn man Serienmails versenden möchte, kann man diese entweder direkt mit SoSci Survey oder mit einem externen Programm erstellen. In dieser Anleitung geht es darum, wie man Serienmails mit einem solchen externen Programm erstellen kann. Zur Übersicht siehe Serienmails verschicken.

Es gibt eine Reihe von Programmen zum Versand von Serienmails, z.B. Newsletter Genius oder SuperMailer, für Thunderbird gibt es PlugIns für den Versand von Serienmails (z.B. Mail Merge oder Mail Tweak) und selbst Outlook kann in Kombination mit Word Serienmails verschicken. Anleitungen dazu findet man im Internet.

Wenn Sie die Einladungen in einem externen Programm versenden möchten, können Sie den Link zum Fragebogen entweder ohne weitere Angaben verschicken oder mittels Teilnahmecode personalisieren. Personalisierte Links erlauben…

• eine Überprüfung, wer den Fragebogen ausgefüllt hat,
• eine Beschränkung, dass jeder Teilnehmer den Fragebogen nur einmal ausfüllt und
• eine individuelle Zuordenbarkeit der Datensätze (nur Teilnahmecodes).

Unter Einladungen verschicken → Teilnahme-Links können Sie Links erstellen, die genauso funktionieren wie die Links in Serienmails. Diese können auf einen spezifischen Fragebogen eingeschränkt werden und (je nach Bedarf) eine Mehrfachteilnahme erlauben oder nicht.

Stellen Sie als Zugriffsbeschränkung im Fragebogen Serienmail ein, damit die Teilnahmelinks wie vorgesehen funktionieren und Dritte nicht auf den Fragebogen zugreifen können.

Bei dieser Variante ist anhand des Datensatzes nicht (!) nachvollziehbar, zu welchem Teilnahme-Link ein Fragebogen gehört. Dies kann vorteilhaft sein, wenn die Daten anonym erhoben werden sollen.

Den Teilnahmestatus für die Teilnahme-Link können Sie während oder nach der Erhebung ermitteln. Laden Sie dafür die Liste der Teilnahmelinks unter Einladungen verschicken → Teilnahme-Links → URL-Listen erneut herunter. Der Teilnahmestatus wird in der Spalte Status ausgewiesen, die Codes entsprechen denen für Serienmails (E-Mail-Verteiler herunterladen), wobei für Teilnahme-Links nicht zwischen 0 (nicht versendet) und 1 (versendet aber nicht angeklickt) differenziert werden kann.

Hinweis: Eine ausführliche Anleitung finden Sie in der Anleitung Teilnahmecodes.

Für einen personalisierten Versand erstellen Sie unter Einladungen verschicken → Teilnahmecodes → Verwaltung die nötige Anzahl gültiger Teilnahmecodes. Diese können Sie dann (etwa in einer Tabellenkalkulation) den Teilnehmern zuordnen und in den Fragebogen-Link in der E-Mail einbinden (Der Link zum Fragebogen).

Stellen Sie als Zugriffsbeschränkung im Fragebogen Teilnahmecode ein, damit jeder Teilnehmer mit seinem Teilnahmecode den Fragebogen nur genau einmal ausfüllen kann.

Wichtig: Der Teilnahmecode wird direkt im Datensatz gespeichert (Variable SERIAL). Da Sie die Teilnahmecodes manuell Teilnehmern zuweisen müssen, obliegt Ihnen die Verantwortung, die Zugehörigkeit von Teilnehmern (Namen/E-Mail-Adressen) und Teilnahmecodes (Datensätzen) zu verwalten. Je nach organisatorischen Maßnahmen arbeiten Sie mit personenbezogenen oder pseudonymem Daten. Damit haben Sie eine Reihe von Vorgaben der DSGVO zu beachten.

Teilnahmecodes sind vor allem dann hilfreich, wenn man E-Mails nicht über SoSci Survey versenden möchte, sondern dafür ein externes Programm verwendet. Teilnahmecodes erfüllen dabei zwei Funktionen:

1. Der Teilnehmer kann das Ausfüllen unterbrechen und später fortsetzen (Details siehe Befragung unterbrechen und fortsetzen).
2. Ein Fragebogen kann mit einem Teilnahmecode nur genau einmal ausgefüllt werden (Details siehe Teilnahmecodes).

Falls man mit Teilnahmecodes mehrwellige Befragungen durchführen will, stößt man auf eine kleine Hürde: Der Teilnehmer bekommt denselben Teilnahmecode mitgeteilt (die Datensätze sollen ja einander zugeordnet werden) und kann deshalb nur das Interview vom ersten Mal fortführen. Die Lösung: Unter Teilnahmecodes verwalten gibt es einen Knopf Antwortstatus zurücksetzen. Anschließend beginnt jeder Teilnahmecode ein neues Interview.