Manage Questions and use as Templates

Note: This page is still in the making. We hurry to be finished soon.

This instruction will show you how you can work efficiently with questions. In particular, how to

• create, postpone and delete questions,
• copy questions and sections,
• change the question IDs and
• create templates for questions and use them in workgroups.

The chapter is about the management of the List of Questions. To display the questions they have to be placed on the individual pages at Compose Questionnaire (Compose the Questionnaire).

All questions that should be used in the questionnaire have to be created in the List of Questions first. There can also other contents be created - for example texts (Text elements) and HTML code for embedding mediafiles (Media Files in Questionnaires (Audio, Video, Documents)).

The list of questions has three levels

• Sections
  At the top level, the content is sorted into sections. It is a good idea to use thematic sections, for example, one section for each theoretical construct in the questionnaire.
• Questions, Function blocks und Text
  Questions and texts can be created within a section.
  • Depending on the Question Type, a question can be a single item (e.g., a choice), an entire question battery (e.g., a multi-item scale), a task (e.g., an implicit association test), or a function module (e.g., a random number generator).
  • A text can be a greeting or an information text for the questionnaire, but also a HTML code for the integration of media files or a JavaScript code for the realization of special functions in the questionnaire (JavaScript in the Questionnaire).
• Items and Options
  Many question types include choice options (e.g., in a choice question), items (e.g., in a multi-item scale), or subquestions (e.g., in the choice sequence) as subordinate elements. These are created in the Question Catalog as the third level below questions.

To create a new question, you first need a Section. You create a new Section with the New Section button directly under List of Questions on the left in the navigation.

If you have created a new section or clicked on an existing section to edit it, the Add Question button will appear below it. When you click on them, you can (must) enter a Description for the question on the right, under which the question will later appear in the question catalog. Also, you need to select a question type.

You have two options for selecting the question type.

You can select a question type in the Type dropdown selection.

Tip: WIf you tab from the Description to the dropdown selection and then type the name of a question type on the keyboard (e.g. “Text”), the available question types will be filtered accordingly.

Alternatively, after entering the Description you can scroll down and click on one of the images representing the different question types.

If you move the mouse pointer over the images, a short description of the respective question type is displayed. In addition, ready-made templates are offered for selection for some question types. These templates either contain frequently needed texts (e.g. the labels for a 5-point Likert scale) or show a possible presentation variant of the question type (e.g. the “little cards” for the choice question). When using the underlying question type, these settings can of course also be made manually afterwards.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Frage in eine andere Rubrik zu verschieben.

(1) Zum einen kann die Frage im Fragenkatalog einfach per Drag&Drop in eine andere Rubrik verschoben werden. Dafür wird die Frage angeklickt, die Maustaste geklickt gehalten und die Frage dann durch verschieben des Mauszeigers in eine andere Rubrik verschoben.

(2) Zum anderen können Sie in der Symbolleiste über der Frage einen Knopf anklicken, um die Frage in eine andere Rubrik zu verschieben. Nach dem Klick wird Ihnen eine Liste der Rubriken angeboten, wohin Sie die Frage verschieben können. Die Symbolleiste wird angezeigt, wenn Sie die Frage im Fragenkatalog zum Bearbeiten angeklickt haben.

Wenn Sie eine Frage in eine andere Rubrik verschieben, dann ändert sich die Kennung der Frage. Diese setzt sich ja aus der Kennung der Rubrik (zweistellig) und einer fortlaufenden Nummer innerhalb der Rubrik zusammen. Zusammen mit der Fragekennung ändern sich auch die Namen der Variablen (sofern Sie diese nicht manuell angepasst haben).

Für gewöhnlich ist die Änderung der Kennung unproblematisch, denn SoSci Survey wird das im Fragebogen automatisch anpassen. Wenn Sie allerdings mit PHP-Code arbeiten, dann kann es passieren, dass SoSci Survey im PHP-Code nicht alle Verweise auf die Frage findet. Prüfen Sie deshalb Ihren PHP-Code nach dem Verschieben von Fragen auf korrekte Funktion.

Beim Verschieben einer Frage in eine andere Rubrik wird die Frage am Ende der Rubrik einsortiert.

Die Reihenfolge der Fragen innerhalb einer Rubrik können Sie durch Verschieben mit der Maus (Drag&Drop) im Fragenkatalog anpassen, wenn eine Rubrik zum Bearbeiten geöffnet ist.

Beim Verschieben der Fragen innerhalb einer Rubrik ändert sich die Frage-Kennung nicht.

Nach dem Verschieben und Löschen von Fragen sind die Kennungen innerhalb einer Rubrik u.U. nicht mehr numerisch geordnet. Technsich sit dies vollkommen in Ordnung, aber womöglich stößt Ihnen das aus ästhetischen Gesichtspunkten auf.

Um die Kennungen wieder fortlaufen zu sortieren, klicken Sie im Fragenkatalog die Rubrik an. Klicken Sie auf Mehr und dann auf Frage-Kennungen entsprechend der Position ändern.

Auch hier gilt der Hinweis, dass SoSci Survey die Kennungen in Ihrem PHP-Code (sofern verwendet) u.U. nicht automatisch anpassen kann. Prüfen Sie also nach dem Neu-Vergeben der Frage-Kennungen, ob Ihr PHP-Code noch funktioniert.

Wenn Sie eine Frage nicht mehr benötigen, können Sie diese mit dem Papierkorb-Knopf aus dem Fragenakatalog löschen.

Wenn Sie mehrere Fragen löschen möchten, dann klicken Sie die Rubrik im Fragenkatalog an. Dort können Sie die Fragen, die Sie löschen möchten, markieren und anschließend mit dem Papierkorb-Knopf aus dem Fragenakatalog löschen.

Wichtig: Beim Löschen von Fragen gibt es zwei wichtige Einschränkungen:

1. Wenn Sie eine Frage aus dem Fragenkatalog löschen, dann gehen damit auch die Variablen verloren, die mit der Frage verbunden sind. Falls Sie also bereits Daten erhoben haben, können Sie die zu der Frage gehörigen Daten nach dem Löschen nicht mehr herunterladen.
2. Um versehentlichen Datenverlust zu verhindern, blockiert SoSci Survey das Löschen von Fragen während des Erhebungszeitraums, wenn zu diesen Fragen bereits Variablen existieren. Wenn Sie eine Frage dennoch löschen möchten, können Sie in den Projekt-Einstellungen das Ende des Befragungszeitraums auf den gestrigen Tag ändern (Vorsicht, damit unterbrechen Sie laufende Interviews!), die Frage löschen und anschließend wieder den korrekten Befragungszeitraum eintragen. Sinnvoller ist es aber meistens, die Frage einfach im Fragenkatalog zu behalten.

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, eine Frage zu kopieren. Je nachdem, ob Sie die Frage innerhalb eines Befragungsprojekts, zwischen Befragungsprojekten oder gar zwischen unterschiedlichen Befragungsservern kopieren möchten.

Wennn Sie eine Frage (evtl. in abgewandelter Form) mehrfach im Fragebogen verwenden möchten, finden Sie ind er Symbolleiste über der Frage zwei Knöpfe, mit denen Sie die Frage duplizieren oder in eine andere Rubrik kopieren können.

Wenn Sie eine Frage häufiger benötigen, dann können Sie diese als Vorlage in Ihrem Benutzerkonto hinterlegen. Die Frage steht dann in anderne Rubriken und sogar in Ihren anderen Befragungsprojekten zur Verfügung.

Klicken Sie dafür in der Symbolleiste der Frage auf Mehr und dann auf Frage als Vorlage verwenden oder freigeben.

Im folgenden Formular wählen Sie bei Freigeben für Ihr Benutzerkonto aus. Sie können hier auch noch die Bezeichnung anpassen und eine Beschreibung sowie ggf. Quellen eintragen, die Sie sich für später merken möchten.

Tipp: Über diese Funktion können Sie eine Frage auch als Vorlage für Ihre Arbeitsgruppe freigeben.

Wenn Sie künftig in einer Rubrik eine Frage hinzufügen, finden Sie ganz unten bei Benutzerdefinierte Vorlagen → Benutzerkonto Ihre Vorlage zur Auswahl. Wenn Sie neben der Vorlage auf Verwenden klicken, wird eine neue Frage mit den gespeicherten Einstellungen und Inhalten erstellt.

Dort können Sie eine Vorlage bei Bedarf auch wieder löschen.

Tipp: Genauso wie eine Frage können Sie auch eine komplette Rubrik als Vorlage abspeichern.

Sie können eine Frage als als XML-Datei exportieren. Wählen Sie dafür in der Symbolleiste der Frage Mehr und dann Frage als Datei exportieren und herunterladen. Je nachdem, wie Ihr Browser konfiguriert ist, öffnet sich ein Dialog zum Abspeichern der Datei oder der Browser legt die Datei direkt in Ihr Download-Verzeichnis.

Sie haben die Frage nun als XML-Datei vorliegen und können Sie an anderer Stelle im Fragebogen, in einem anderen Befragungsprojekt oder auch auf einem anderen Befragungsserver wieder importieren. Wählen Sie dafür in einer Rubrik Frage hinzufügen und ganz unten dann bei Frage aus Datei importieren mit dem Feld zur Dateiauswahl die vorher gespeicherte Datei aus. Nach dem Klick auf das Symbol zum Hochladen (Pfeil nach oben) wird in der Rubrik eine neue Frage mit dem vorher abgespeicherten Inhalt angelegt.

*Hinweis: SoSci Survey speichert Fragen, Rubriken und Fragebögen in dem Container-Format XML. Auch andere Programme wie z.B. Word nutzen dieses Containerformat. Allerdings verwendet jedes Programm das XML-Format mit anderen Inhalten und Kodierungen. Deshalb können Sie nur solche XML-Dateien in SoSci Survey importieren, die auch mit SoSci Survey erzeugt wurden. Sie können also keine Word-Dateien direkt in SoSci Survey importieren – das Programm wüsste nicht, was Fragetexte, Erklärungen und Antwortoptionen wären.

Sie können nicht nur einzelne Fragen, sondern auch komplette Rubriken kopieren. Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten:

(1) Sie können eine Rubrik als Vorlage im Benutzerkonto speichern – genauso wie Sie auch eine Frage als Vorlage abspeichern können.

Die Vorlage finden Sie anschließend, wenn Sie im Fragenkatalog auf Neue Rubrik klicken (ganz unten) oder wenn Sie beim Frage hinzufügen ganz nach unten scrollen.

(2) Alternativ können Sie eine Rubrik auch als XML-Datei herunterladen.

Die XML-Datei können Sie im gleichen Befragungsprojekt, in einem anderen Befragungsprojekt oder sogar auf einem anderen Befragungsserver wieder hochladen – unter Neue Rubrik bei Frage aus Datei importieren.

Sie können in den Projekt-Einstellungen auch ein komplettes Befragungsprojekt (Fragenkatalog, Fragebögen, kleine Mediendateien, Übersetzungen, …) als XML-Datei herunterladen und diese in ein neues Befragungsprojekt importieren. Dadurch erstellen Sie eine komplette Kopie des Fragebogen. Eine detaillierte Anleitungen finden Sie unter Befragungsprojekt kopieren.

Vorsicht: Importieren Sie ein Befragungsprojekt nur in ein neues, leeres Befragungsprojekt. Beim Import wird ein vorher eventuell vorhandener Fragenkatalog gelöscht.

Hinweis: Die erhobenen Daten sind nicht Teil des Fragebogens. Sie sind in der exportierten XML-Datei nicht enthalten. Der Datensatz wird separat heruntergeladen.

Wenn Sie nur einzelne Fragen oder Rubriken importieren, bleibt der restliche Fragenkatalog erhalten.