Fragen verwalten und als Vorlagen verwenden

Diese Anleitung erklärt, wie man effizient mit Fragen arbeitet. Insbesondere, wie man

• Fragen erstellt, verschiebt und löscht,
• Fragen und ganze Rubriken kopiert,
• die Kennungen von Fragen verändert und
• Vorlagen für Fragen erstellt und in einer Arbeitsgruppe verwendet.

Die Anleitung befasst sich mit der Verwaltung der Fragen im Fragenkatalog. Damit die Fragen im Fragebogen angezeigt werden, müssen sie unter Fragebogen zusammenstellen noch auf die einzelnen Seiten des Fragebogens verteilt werden (Fragebogen zusammenstellen).

Alle Fragen, die man später im Fragebogen verwenden möchte, müssen zunächst im Fragenkatalog angelegt werden. Dort können auch weitere Inhalte wie z.B. Texte (Texte im Fragebogen) und HTML-Code zur Einbindung von Mediendateien (Mediendateien im Fragebogen (Audio, Video, Dokumente)) erstellt werden.

Der Fragenkatalog hat 3 Ebenen:

• Rubriken
  Auf der obersten Ebene werden die Inhalte in Rubriken sortiert. Es bietet sich an, thematische Rubriken zu verwenden, zum Beispiel eine Rubrik für jedes theoretische Konstrukt im Fragebogen.
• Fragen, Funktionsbausteine und Texte
  Innerhalb einer Rubrik können Fragen und Texte erstellt werden.
  • Eine Frage kann je nach Fragetyp ein einzelnes Item (z.B. eine Auswahl), eine ganze Fragebatterie (z.B. eine Mehr-Item-Skala), eine Aufgabe (z.B. ein impliziter Assoziationstest) oder ein Funktionsbaustein (z.B. ein Zufallsgenerator) sein.
  • Ein Text kann eine Begrüßung oder ein Informationstext für den Fragebogen sein, ebenso aber ein HTML-Code zur Einbindung von Mediendateien oder ein JavaScript-Code zur Realisierung spezieller Funktionen im Fragebogen (JavaScript im Fragebogen).
• Items und Optionen
  Viele Fragetypen beinhalten als untergeordnete Elemente Auswahloptionen (z.B. in einer Auswahlfrage), Items (z.B. in einer Mehr-Item-Skala) oder Teilfragen (z.B. in der Auswahlabfolge). Diese werden im Fragenkatalog als dritte Ebene unterhalb von Fragen erstellt.

Um eine neue Frage zu erstellen, benötigen Sie zunächst eine Rubrik. Eine neue Rubrik erstellen Sie mit dem Knopf Neue Rubrik direkt unter Fragenkatalog links in der Navigation.

Wenn Sie eine neue Rubrik erstellt oder eine existierende Rubrik zum Bearbeiten angeklickt haben, erscheint darunter der Knopf Frage hinzufügen. Wenn Sie diese anklicken, können (müssen) Sie rechts eine Beschreibung für die Frage eintragen, unter welcher die Frage später im Fragenkatalog erscheint. Außerdem müssen Sie einen Fragetyp auswählen.

Für das Auswählen des Fragetyps haben Sie zwei Möglichkeiten.

Sie können in der Dropdown-Auswahl Typ einen Fragetyp auswählen.

Tipp: Wenn Sie mit der Tabulator-Taste von der Beschreibung in die Dropdown-Auswahl wechseln und dann auf der Tastatur die Bezeichnung eines Fragetyps lostippen (z.B. „Text“), so werden die verfügbaren Fragetypen entsprechend gefiltert.

Alternativ können Sie nach Eingabe der Beschreibung nach unten scrollen und eines der Bilder anklicken, welches die unterschiedlichen Fragetypen repräsentiert.

Wenn Sie den Mauszeiger über die Bilder bewegen, wird eine kurze Beschreibung des jeweiligen Fragetyps angezeigt. Außerdem werden bei einigen Fragetypen fertige Vorlagen zur Auswahl angeboten. Diese Vorlagen beinhalten entweder häufig benötigte Texte (z.B. die Beschriftungen für eine 5-stufige Likert-Skala) oder zeigen eine mögliche Darstellungsvariante des Fragetyps (z.B. die „Kärtchen“ bei der Auswahlfrage). Bei Verwendung des zugrundeliegenden Fragetyps können diese Einstellungen natürlich auch nachträglich manuell vorgenommen werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Frage in eine andere Rubrik zu verschieben.

(1) Zum einen kann die Frage im Fragenkatalog einfach per Drag&Drop in eine andere Rubrik verschoben werden. Dafür wird die Frage angeklickt, die Maustaste geklickt gehalten und die Frage dann durch verschieben des Mauszeigers in eine andere Rubrik verschoben.

(2) Zum anderen können Sie in der Symbolleiste über der Frage einen Knopf anklicken, um die Frage in eine andere Rubrik zu verschieben. Nach dem Klick wird Ihnen eine Liste der Rubriken angeboten, wohin Sie die Frage verschieben können. Die Symbolleiste wird angezeigt, wenn Sie die Frage im Fragenkatalog zum Bearbeiten angeklickt haben.

Wenn Sie eine Frage in eine andere Rubrik verschieben, dann ändert sich die Kennung der Frage. Diese setzt sich ja aus der Kennung der Rubrik (zweistellig) und einer fortlaufenden Nummer innerhalb der Rubrik zusammen. Zusammen mit der Fragekennung ändern sich auch die Namen der Variablen (sofern Sie diese nicht manuell angepasst haben).

Für gewöhnlich ist die Änderung der Kennung unproblematisch, denn SoSci Survey wird das im Fragebogen automatisch anpassen. Wenn Sie allerdings mit PHP-Code arbeiten, dann kann es passieren, dass SoSci Survey im PHP-Code nicht alle Verweise auf die Frage findet. Prüfen Sie deshalb Ihren PHP-Code nach dem Verschieben von Fragen auf korrekte Funktion.

Beim Verschieben einer Frage in eine andere Rubrik wird die Frage am Ende der Rubrik einsortiert.

Die Reihenfolge der Fragen innerhalb einer Rubrik können Sie durch Verschieben mit der Maus (Drag&Drop) im Fragenkatalog anpassen, wenn eine Rubrik zum Bearbeiten geöffnet ist.

Beim Verschieben der Fragen innerhalb einer Rubrik ändert sich die Frage-Kennung nicht.

Nach dem Verschieben und Löschen von Fragen sind die Kennungen innerhalb einer Rubrik u.U. nicht mehr numerisch geordnet. Technisch ist dies vollkommen in Ordnung, aber womöglich stößt Ihnen das aus ästhetischen Gesichtspunkten auf.

Um die Kennungen wieder fortlaufend zu sortieren, klicken Sie im Fragenkatalog die Rubrik an. Klicken Sie auf Mehr und dann auf Frage-Kennungen entsprechend der Position ändern.

Auch hier gilt der Hinweis, dass SoSci Survey die Kennungen in Ihrem PHP-Code (sofern verwendet) u.U. nicht automatisch anpassen kann. Prüfen Sie also nach dem Neu-Vergeben der Frage-Kennungen, ob Ihr PHP-Code noch funktioniert.

Wenn Sie eine Frage nicht mehr benötigen, können Sie diese mit dem Papierkorb-Knopf aus dem Fragenkatalog löschen.

Wenn Sie mehrere Fragen löschen möchten, dann klicken Sie die Rubrik im Fragenkatalog an. Dort können Sie die Fragen, die Sie löschen möchten, markieren und anschließend mit dem Papierkorb-Knopf aus dem Fragenkatalog löschen.

Wichtig: Beim Löschen von Fragen gibt es zwei wichtige Einschränkungen:

1. Wenn Sie eine Frage aus dem Fragenkatalog löschen, dann gehen damit auch die Variablen verloren, die mit der Frage verbunden sind. Falls Sie also bereits Daten erhoben haben, können Sie die zu der Frage gehörigen Daten nach dem Löschen nicht mehr herunterladen.
2. Um versehentlichen Datenverlust zu verhindern, blockiert SoSci Survey das Löschen von Fragen während des Erhebungszeitraums, wenn zu diesen Fragen bereits Variablen existieren. Wenn Sie eine Frage dennoch löschen möchten, können Sie in den Projekt-Einstellungen das Ende des Befragungszeitraums auf den gestrigen Tag ändern (Vorsicht, damit unterbrechen Sie laufende Interviews!), die Frage löschen und anschließend wieder den korrekten Befragungszeitraum eintragen. Sinnvoller ist es aber meistens, die Frage einfach im Fragenkatalog zu behalten.

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, eine Frage zu kopieren. Je nachdem, ob Sie die Frage innerhalb eines Befragungsprojekts, zwischen Befragungsprojekten oder gar zwischen unterschiedlichen Befragungsservern kopieren möchten.

Wenn Sie eine Frage (evtl. in abgewandelter Form) mehrfach im Fragebogen verwenden möchten, finden Sie in der Symbolleiste über der Frage zwei Knöpfe, mit denen Sie die Frage duplizieren oder direkt in eine andere Rubrik kopieren können.

Wenn Sie eine Frage häufiger benötigen, dann können Sie diese als Vorlage in Ihrem Benutzerkonto hinterlegen. Die Frage steht dann in anderen Rubriken und sogar in Ihren anderen Befragungsprojekten zur Verfügung.

Klicken Sie dafür in der Symbolleiste der Frage auf Mehr und dann auf Frage als Vorlage verwenden oder freigeben.

Im folgenden Formular wählen Sie bei Freigeben für Ihr Benutzerkonto aus. Sie können hier auch noch die Bezeichnung anpassen und eine Beschreibung sowie ggf. Quellen eintragen, die Sie sich für später merken möchten.

Tipp: Über diese Funktion können Sie eine Frage auch als Vorlage für Ihre Arbeitsgruppe freigeben.

Wenn Sie künftig in einer Rubrik eine Frage hinzufügen, finden Sie ganz unten bei Benutzerdefinierte Vorlagen → Benutzerkonto Ihre Vorlage zur Auswahl. Wenn Sie neben der Vorlage auf Verwenden klicken, wird eine neue Frage mit den gespeicherten Einstellungen und Inhalten erstellt.

Dort können Sie eine Vorlage bei Bedarf auch wieder löschen.

Tipp: Genauso wie eine Frage können Sie auch eine komplette Rubrik als Vorlage abspeichern.

Sie können eine Frage als als XML-Datei exportieren. Wählen Sie dafür in der Symbolleiste der Frage Mehr und dann Frage als Datei exportieren und herunterladen. Je nachdem, wie Ihr Browser konfiguriert ist, öffnet sich ein Dialog zum Abspeichern der Datei oder der Browser legt die Datei direkt in Ihr Download-Verzeichnis.

Sie haben die Frage nun als XML-Datei vorliegen und können Sie an anderer Stelle im Fragebogen, in einem anderen Befragungsprojekt oder auch auf einem anderen Befragungsserver wieder importieren. Wählen Sie dafür in einer Rubrik Frage hinzufügen und ganz unten dann bei Frage aus Datei importieren mit dem Feld zur Dateiauswahl die vorher gespeicherte Datei aus. Nach dem Klick auf das Symbol zum Hochladen (Pfeil nach oben) wird in der Rubrik eine neue Frage mit dem vorher abgespeicherten Inhalt angelegt.

*Hinweis: SoSci Survey speichert Fragen, Rubriken und Fragebögen in dem Container-Format XML. Auch andere Programme wie z.B. Word nutzen dieses Containerformat. Allerdings verwendet jedes Programm das XML-Format mit anderen Inhalten und Kodierungen. Deshalb können Sie nur solche XML-Dateien in SoSci Survey importieren, die auch mit SoSci Survey erzeugt wurden. Sie können also keine Word-Dateien direkt in SoSci Survey importieren – das Programm wüsste nicht, was Fragetexte, Erklärungen und Antwortoptionen wären.

Sie können nicht nur einzelne Fragen, sondern auch komplette Rubriken kopieren. Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten:

(1) Sie können eine Rubrik als Vorlage im Benutzerkonto speichern – genauso wie Sie auch eine Frage als Vorlage abspeichern können.

Die Vorlage finden Sie anschließend, wenn Sie im Fragenkatalog auf Neue Rubrik klicken (ganz unten) oder wenn Sie beim Frage hinzufügen ganz nach unten scrollen.

(2) Alternativ können Sie eine Rubrik auch als XML-Datei herunterladen.

Die XML-Datei können Sie im gleichen Befragungsprojekt, in einem anderen Befragungsprojekt oder sogar auf einem anderen Befragungsserver wieder hochladen – unter Neue Rubrik bei Frage aus Datei importieren.

Sie können in den Projekt-Einstellungen auch ein komplettes Befragungsprojekt (Fragenkatalog, Fragebögen, kleine Mediendateien, Übersetzungen, …) als XML-Datei herunterladen und diese in ein neues Befragungsprojekt importieren. Dadurch erstellen Sie eine komplette Kopie des Fragebogens. Eine detaillierte Anleitungen finden Sie unter Befragungsprojekt kopieren.

Vorsicht: Importieren Sie ein Befragungsprojekt nur in ein neues, leeres Befragungsprojekt. Beim Import wird ein vorher eventuell vorhandener Fragenkatalog gelöscht.

Hinweis: Die erhobenen Daten sind nicht Teil des Fragebogens. Sie sind in der exportierten XML-Datei nicht enthalten. Der Datensatz wird separat heruntergeladen.

Wenn Sie nur einzelne Fragen oder Rubriken importieren, bleibt der restliche Fragenkatalog erhalten.