Externer Serienmailversand

Wenn man Serienmails versenden möchte, kann man diese entweder direkt mit SoSci Survey oder mit einem externen Programm erstellen. In dieser Anleitung geht es darum, wie man Serienmails mit einem solchen externen Programm erstellen kann. Zur Übersicht siehe Serienmails verschicken.

Es gibt eine Reihe von Programmen zum Versand von Serienmails, z.B. Newsletter Genius oder SuperMailer, für Thunderbird gibt es PlugIns für den Versand von Serienmails (z.B. Mail Merge oder Mail Tweak) und selbst Outlook kann in Kombination mit Word Serienmails verschicken. Anleitungen dazu findet man im Internet.

Wenn Sie die Einladungen in einem externen Programm versenden möchten, können Sie den Link zum Fragebogen entweder ohne weitere Angaben verschicken oder mittels Seriennummer personalisieren. Personalisierte Links erlauben…

• eine Überprüfung, wer den Fragebogen ausgefüllt hat,
• eine Beschränkung, dass jeder Teilnehmer den Fragebogen nur einmal ausfüllt und
• eine individuelle Zuordenbarkeit der Datensätze (nur Seriennummern).

Unter Einladungen verschicken → Teilnahme-Links können Sie Links erstellen, die genauso funktionieren wie die Links in Serienmails. Diese können auf einen spezifischen Fragebogen eingeschränkt werden und (je nach Bedarf) eine Mehrfachteilnahme erlauben oder nicht.

Stellen Sie als Zugriffsbeschränkung im Fragebogen Serienmail ein, damit die Teilnahmelinks wie vorgesehen funktionieren und Dritte nicht auf den Fragebogen zugreifen können.

Bei dieser Variante ist anhand des Datensatzes nicht (!) nachvollziehbar, zu welchem Teilnahme-Link ein Fragebogen gehört. Dies kann vorteilhaft sein, wenn die Daten anonym erhoben werden sollen.

Den Teilnahmestatus für die Teilnahme-Link können Sie während oder nach der Erhebung ermitteln. Laden Sie dafür die Liste der Teilnahmelinks unter Einladungen verschicken → Teilnahme-Links → URL-Listen erneut herunter. Der Teilnahmestatus wird in der Spalte Status ausgewiesen, die Codes entsprechen denen für Serienmails (E-Mail-Verteiler herunterladen), wobei für Teilnahme-Links nicht zwischen 0 (nicht versendet) und 1 (versendet aber nicht angeklickt) differenziert werden kann.

Für einen personalisierten Versand erstellen Sie unter Einladungen verschicken → Seriennummern → Verwaltung die nötige Anzahl gültiger Seriennummern. Diese können Sie dann (etwa in einer Tabellenkalkulation) den Teilnehmern zuordnen und in den Fragebogen-Link in der E-Mail einbinden (Der Link zum Fragebogen).

Stellen Sie als Zugriffsbeschränkung im Fragebogen Seriennummer ein, damit jeder Teilnehmer mit seiner Seriennummer den Fragebogen nur genau einmal ausfüllen kann.

Wichtig: Die Seriennummer wird direkt im Datensatz gespeichert (Variable SERIAL). Da Sie die Seriennummern manuell Teilnehmern zuweisen müssen, obliegt Ihnen die Verantwortung, die Zugehörigkeit von Teilnehmern (Namen/E-Mail-Adressen) und Seriennummern (Datensätzen) zu verwalten. Je nach organisatorischen Maßnahmen arbeiten Sie mit personenbezogenen oder pseudonymem Daten. Damit haben Sie eine Reihe von Vorgaben der DSGVO zu beachten.

Seriennummern sind vor allem dann hilfreich, wenn man E-Mails nicht über SoSci Survey versenden möchte, sondern dafür ein externes Programm verwendet. Seriennummern erfüllen dabei zwei Funktionen:

1. Der Teilnehmer kann das Ausfüllen unterbrechen und später fortsetzen. Dies funktioniert unabhängig von der eingestellten Zugriffsbeschränkung.
2. Ein Fragebogen kann mit einer Seriennummer nur genau einmal ausgefüllt werden. So kann man sicherstellen, dass jeder Teilnehmer nur einmal teilnimmt (mit der Serienmail-Funktion ist das natürlich ebenfalls sichergestellt). Im Fragebogen muss dafür die Zugriffsbeschränkung Seriennummer eingestellt sein.
   • Wenn im Befragungsprojekt mehrere Fragebögen vorliegen, kann man mit einer Seriennummer jeden Fragebogen einmal ausfüllen.
   • Wenn der Teilnehmer beim ersten Ausfüllen viele Fragen unbeantwortet lässt, dann setzt der erneute Aufruf des Fragebogens mit der Seriennummer das Ausfüllen nicht fort, sondern beginnt ein neues Interview mit der gleichen Seriennummer (SERIAL). Diese Funktion ist für Teilnehmer, die den Fragebogen zunächst „nur einmal ansehen“ möchten. Diese Funktion und der Grenzwert für die Fortsetzung (Standard: MISSING < 50%) können im Fragebogen → Einstellungen festgelegt werden.
   • Wenn der Projektleiter den Teilnahmestatus der Seriennummer(n) zurücksetzt, stehen diese erneut zur Verwendung. Das Zurücksetzen gilt allerdings nur für einen Fragebogen-Aufruf, das ist relevant, wenn der Teilnehmer mehrere Fragebögen im Befragungsprojekt ausfüllen soll.

Ob man die Seriennummern selbst erstellt und SoSci Survey unter Seriennummern verwalten mitteilt oder ob SoSci Survey (unter demselben Menüpunkt) gültige Seriennummer erstellt, macht keinen Unterschied. Die Seriennummer kann man dem Teilnehmer entweder direkt im Link zum Fragebogen übergeben oder – vor allem sinnvoll bei postalischen Einladungen – im Text mitteilen. Wird ein Fragebogen mit Zugriffsbeschränkung „Seriennummer“ ohne Seriennummer im Link aufgerufen, fragt der Fragebogen danach.

Falls man mit Seriennummern mehrwellige Befragungen durchführen will, stößt man auf eine kleine Hürde: Der Teilnehmer bekommt dieselbe Seriennummer mitgeteilt (die Datensätze sollen ja einander zugeordnet werden) und kann deshalb nur das Interview vom ersten Mal fortführen. Die Lösung ist banal: Unter Seriennummern verwalten gibt es einen Knopf Antwortstatus zurücksetzen. Anschließend beginnt jede Seriennummer ein neues Interview.