Team- und Partnerbefragungen

Mitunter möchten Sie Paare/Dyaden oder Gruppen/Teams befragen. Hier gibt es zwei Designs:

1. Zurechenbare Datensätze
   Hier ist es in der Auswertung möglich sein, die Datensätze einer spezifischen Gruppe zuzuordnen – z.B. wenn Abteilungen in einem Unternehmen befragt werden und Ergebnisse pro Abteilung ausgewiesen werden sollen.
2. Anonyme Datensätze
   Hier soll in der Auswertung nur eine Zuordnung zusammengehöriger Gruppen/Dyaden möglich sein, also eine Zuordnung von Datensatz A zum zugehörigen Datensatz B (sofern es Dyaden sind). Aber es soll nicht erkennbar sein, zu welcher Dyade bzw. welchem Team die Datensätze konkret gehören.

Die zweite Variante ist natürlich nur dann sinnvoll einsetzbar, wenn die Teams/Gruppen annähernd gleich groß sind, z.B. Paare oder Arbeitsgruppen gleicher Größe. Sonst wären die Datensätze am Ende alleine anhand der Anzahl der Fälle pro Gruppe einem Team zuordenbar.

Hinweis: Wenn Anonymität eine Rolle spielt, versteht es sich von selbst, dass im Fragebogen Fragen und Antworten vermieden werden, die eine individuelle Zurechenbarkeit erlauben. Bei offenen Antworten/Kommentaren empfiehlt sich ein entsprechender Hinweis in der Frage.

Hinweis: Generell sollte die korrekte Funktion des Aufbaus vor der eigentlichen Erhebung mit ein paar Test-Adressen überprüft werden. Dabei sollten unbedingt auch die Daten abgerufen werden, um zu kontrollieren, ob die gewünschte Zuordnung und Anonymität gewährleistet ist.

Tipp: Wenn man für einen Test nicht hinreichend eigene E-Mail-Adressen zur Hand hat, kann man sog. Wegwerfadressen verwenden. Diese sind mit 2 Klicks erstellt und nur für einen kurzen Zeitraum gültig.

Die nachfolgenden Ausführungen gehen davon aus, dass keine individuelle Zurechenbarkeit gegeben sein soll. Es soll also nicht möglich sein, einen einzelnen Datensatz einer Person bzw. E-Mail-Adresse zuzuordnen (personenbezogene Daten). Es soll nur möglich sein, die Datensätze einer spezifischen Gruppe zuzuordnen.

Die im Einzelfall beste Lösung hängt vor allem davon ab, wie die Teilnehmer zum Fragebogen eingeladen werden. Wenn individuelle E-Mail-Adressen (oder Mobiltelefonnummern) vorliegen, kann man Serienmails versenden. Wenn die E-Mails von der jeweiligen Abteilung an die Mitarbeiter verteilt werden, muss man auf markierte Fragebogen-Links oder die manuelle Verteilung von Seriennummern zurückgreifen.

Sofern man individuelle E-Mail-Adressen der Teilnehmer hat, kann man direkt aus SoSci Survey Serienmails versenden.

• Vorteile: Sicherstellen der einmaligen Teilnahme, individuelle Erinnerungsmails, (eingeschränkte) Anonymität ist auch dann gewährleistet, wenn die Auswertung durch das Unternehmen selbst erfolgt.
• Nachteile: Individuelle E-Mail-Adressen erforderlich (und deren Import in SoSci Survey), tatsächlich sind die Daten nur pseudonymisiert, solange die Erhebung läuft – SoSci Survey dient als Treuhänder für die Anonymität, aber technisch wäre theoretisch eine individuelle Zurechenbarkeit möglich (solange bis die Adressen aus SoSci Survey gelöscht werden).

In der Adressliste, welche man in SoSci Survey importiert, können neben E-Mail-Adressen und Namen auch „benutzerdefinierte Daten“ hinterlegt werden. Hier wird ein Feld für den Namen oder die Nummer der Abteilung verwendet:

In diesem Beispiel würden die ersten beiden Adresseinträge zur Abteilung 1, die nächsten beiden zu Abteilung 2 gehören.

Für die spätere Zurechenbarkeit zu den Abteilungen (Gruppen) ist es nun erforderlich, (a) dass die Abteilung als „Benutzerdefiniert 1“ importiert wird und (b) dass diese Information später im Fragebogen abgerufen und in eine interne Variable gespeichert wird.

Die Tabelle mit den Adressdaten wird als CSV-Datei gespeichert und anschließend unter Einladungen verschicken → Adressen importieren → Import per CSV-Datei nach SoSci Survey importiert. Als Datenschutzmodus muss „pseudonym“ oder „anonymisieren bei Abschluss des Interviews“ ausgewählt werden.

Damit die Abteilung im Datensatz gespeichert werden kann, ist eine interne Variable erforderlich. Im folgenden wird angenommen, dass im Fragenkatalog eine interne Variable mit der Kennung „IV01_01“ angelegt wurde.

Im Fragebogen muss dann das benutzerdefinierte Feld mittels panelData() abgerufen und die Information mittels put() in der internen Variable abgespeichert werden. Der dafür erforderliche PHP-Code wird z.B: auf der ersten Seite des Fragebogens platziert.

$data = panelData();
if ($data) {
  put('IV01_01', $data[1]);
} else {
  put('IV01_01', -1);
}

Tipp: Anstatt des benutzerdefinierten Felds kann auch die Team-Zugehörigkeit auch als „Teilgruppe“ gespeichert werden. Das ist dann sinnvoll, wenn die Serienmails zu unterschiedlichen Zeitpunkten verschickt werden sollen oder wenn unterschiedliche Serienmails an die unterschiedlichen Teams gehen sollen. In diesem Fall würde $data[1] im PHP-Code durch $data['subgroup'] ersetzt werden.

Wenn man ohnehin mit Serienmails arbeitet, sollte der Fragebogen auch nur mit einem gültigen Serienmail-Link zu bearbeiten sein. Dafür wird unter Fragebogen zusammenstellen → Einstellungen → Zugriffsbeschränkungen die Option „Serienmail“ ausgewählt.

Beim Versand der Serienmail ist es dann wichtig, den Platzhalter %link% in der Serienmail zu verwenden. Nur so werden individuelle Links an die Teilnehmer verschickt, anhand derer der Fragebogen später den Teilnehmer identifizieren kann.

Stehen die individuellen E-Mailadressen nicht zur Verfügung oder ist die Anonymität der Daten besonders wichtig, kann man mit Seriennummern arbeiten.

Vorteile: Einmaliges Ausfüllen kann sichergestellt werden, es ist auch eine technisch anonyme Datenerhebung möglich.

Nachteile: Mehr Aufwand beim Einladen der Teilnehmer und etwas mehr Aufwand für die Teilnehmer, anonyme Verteilung der Seriennummern ist wesentlich für die Anonymität.

Seriennummer sind zufällige Zeichenketten, z.B. ABC98765. SoSci Survey erstellt solche Seriennummern unter Einladungen verschicken → Seriennummern → Verwaltung → Seriennummern erstellen. Die so erstellten Seriennummern lassen sich einfach per Copy&Paste in eine Tabellenkalkulation (Excel-Liste) kopieren, dort ausdrucken und an die Teilnehmer verteilen.

Für die Zurechenbarkeit zu spezifischen Gruppen ist allerdings ein zusätzlicher Schritt erforderlich: Entweder man notiert, welche Seriennummern zu welcher Gruppe gehören (als Excel-Liste, die man den Daten später wieder zuspielt). Oder man gibt den Seriennummern ein gruppenspezifisches Präfix. Dies lässt sich in Excel oder OpenOffice/LibreOffice Calc mit der Funktion VERKETTEN() weitgehend automatisieren:

Die ursprünglichen Seriennummern werden dann aus SoSci Survey gelöscht (Einladungen verschicken → Seriennummern → Verwaltung → Alle Seriennummern löschen) und die neuen mit Präfix importiert (Eigene Seriennummern importieren → Copy&Paste aus Excel).

Zunächst wird der Fragebogen so konfiguriert, dass er beim Aufruf nach einer Seriennummer fragt. Dafür wird unter Fragebogen zusammenstellen → Einstellungen → Zugriffsbeschränkungen die Option „Seriennummer“ ausgewählt.

Die eingegebene Seriennummer taucht später als Variable „SERIAL“ im Datensatz auf. Für die Anonymität ist es besonders wichtig, dass die Zuteilung von Seriennummern zu Teilnehmern geheim geschieht. Per E-Mail ist das kaum sinnvoll realisierbar, im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung aber relativ einfach: Die Seriennummern werden mit Excel und Word (wie Etiketten) ausgedruckt, nach Abteilung sortiert und in Briefumschlägen an die Abteilungen verteilt. Dort zieht jeder Mitarbeiter einen Zettel.

Die eigentliche Einladung zur Befragung kann man entweder auch mit auf den Zettel drucken – oder per E-Mail versenden. Hierbei wird lediglich der anonyme Link zum Fragebogen verschickt.

Eine weitere Option besteht darin, dass jede Gruppe einen eigenen Link zum Fragebogen erhält. Entweder verschickt der Forscher an alle Mitglieder der Gruppe den gleichen Link oder (sofern möglich) er/sie verschickt den Link an die Abteilungsleitung, welche ihn an die Mitarbeiter weiterleitet.

Vorteile: Einfache Handhabung, Anonymität sicher gewährleistet.

Nachteile: Einzelne Teilnehmer können den Fragebogen mehrfach ausfüllen, der Link könnte auch an Dritte weitergegeben und zum Ausfüllen verwendet werden. Fehleranfällig: Sollte der Link versehentlich an die falschen Personen weitergeleitet werden oder sollte ein falscher Link an eine Gruppe verschickt werden, ist die Gruppenzugehörigkeit später in den Daten nicht mehr erkennbar.

Die Markierung eines Links erfolgt durch Anhängen einer Variable „r“ an den Link zum Fragebogen. Wenn das Projektverzeichnis „mitarbeiterbefragung“ lautet und der Link zum Fragebogen (zu finden unter Befragungsprojekt → Projekt-Einstellungen → Adresse des Fragebogens) https://www.soscisurvey.de/mitarbeiterbefragung/, dann würden die folgenden drei Links an drei Abteilungen geschickt werden:

• https://www.soscisurvey.de/mitarbeiterbefragung/?r=a1
• https://www.soscisurvey.de/mitarbeiterbefragung/?r=a2
• https://www.soscisurvey.de/mitarbeiterbefragung/?r=a3

Wenn ein Teilnehmer den ersten Link aufruft, wird in der Variable „REF“ im Datensatz automatisch der Code a1 gespeichert.

Hinweis: Es sind keine Anpassungen im Befragungsprojekt erforderlich (d.h. es müssen im Programm keine Links erstellt werden o.ä.). Es werden lediglich unterschiedliche Links die die E-Mails getippt, die man an die Abteilungsleistung verschickt.

Warnung: Vorsicht beim Wiederverwenden von E-Mails. Wenn man eine Mail in Outlook erstellt und später kopiert, um ihn mit anderem Link an die nächste Abteilung zu schicken, dann muss man unbedingt darauf achten, dann nicht nur der Text des Links geändert wird, sondern auch der dahinter liegende Link. Wenn man nicht aufpasst, kann so etwas passieren: https://www.example.com (der Link-Text stimmt hier nicht mit dem dahinter liegenden Link überein, tatsächlich zeigt der Link auf die Homepage von SoSci Survey).

In Paar-Befragungen ist es häufig erforderlich, dass man zwar die Datensätze zusammengehöriger Teilnehmer einander zuordnen kann – aber es soll nicht nachvollziehbar sein, welches Personen-Paar sicher hinter einem Datensatz-Paar verbirgt.

Je nachdem, ob die Teilnehmer der Befragung und deren E-Mail-Adressen a-priori bekannt sind, kommt die Team-Funktion bei Serienmails zum Einsatz oder der Fragetyp E-Mail an persönlichen Kontakt.

Wenn die E-Mail-Adressen der Teilnehmer vorab bekannt sind, kann die Serienmail-Funktion genutzt werden.

Dafür wird beim Import von E-Mail-Adressen in die Adressliste eine Team-ID spezifiziert. Dies ist einfach eine fortlaufende Nummer (oder andere nominale Variable), welche in der Adress-Tabelle gespeichert ist.

In diesem Fall stellen die ersten beiden Datensätze die erste Dyade dar, die nächsten beiden sind die zweite Dyade. Falls es sich um asymmetrische Dyaden handelt (z.B. Mutter/Kind, Mann/Frau oder Vorgesetzter/Mitarbeiter), kann die Rolle zusätzlich als „Teilgruppe“ verwendet werden. Damit kann je nach Rolle eine andere Einladungsmail verschickt und ein anderer Fragebogen ausgefüllt werden.

Die Adressdaten werden als CSV-Datei gespeichert und in die Adressliste des Befragungsprojekts importiert (Einladungen verschicken → Adressen importieren → Import per CSV-Datei). Dabei muss die Team-Zuordnung als „Team-Nummer“ , die Rolle (falls vorhanden) als „Teilgruppe“ importiert werden.

Als Datenschutz-Modus muss „Pseudonym“ gewählt werden, damit später im Datensatz eine Personenkennung in der Variable „SERIAL“ zur Verfügung steht.

Beim Import weist SoSci Survey zufällig jedem Team (z.B. jeder Dyade) ein Kürzel aus 2 Buchstaben (z.B. „UM“) zu und speichert dies intern als Präfix für die Personenkennung. Die Personenkennung ist im Datenschutzmodus „Pseudoynm“ für den Forscher nicht ersichtlich, wird aber in jedem Datensatz des Teilnehmers als Variable „SERIAL“ gespeichert.

Die erhobenen Daten könnten z.B. aussehen wie folgt:

Anhand der ersten beiden Stellen der Variable „SERIAL“ ist erkennbar, welche Datensätze zusammengehören. Es ist aber nicht erkennbar, welches Team hinter dem Datensatz-Paar steht.

Wichtig: Die ursprüngliche Team-Nummer wird nicht gespeichert. Es gibt keine Möglichkeit, aus den Personenkennungen die ursprüngliche Team-Nummer zu rekonstruieren.

Wenn man ohnehin mit Serienmails arbeitet, sollte der Fragebogen auch nur mit einem gültigen Serienmail-Link zu bearbeiten sein. Dafür wird unter Fragebogen zusammenstellen → Einstellungen → Zugriffsbeschränkungen die Option „Serienmail“ ausgewählt.

Beim Versand der Serienmail ist es dann wichtig, den Platzhalter %link% in der Serienmail zu verwenden. Nur so werden individuelle Links an die Teilnehmer verschickt, anhand derer der Fragebogen später den Teilnehmer identifizieren kann.

Falls die Teilnehmer – abhängig von ihrer Rolle – ohnehin unterschiedliche Fragebögen ausfüllen, geht die Rolle ohnehin aus der Variable „QUESTNNR“ hervor. Falls die Teilnehmer den gleichen Fragebogen ausfüllen, kann die Teilgruppe (optional) in einer internen Variable im Datensatz gespeichert werden.

Hat man im Fragenkatalog die interne Variable „IV01_01“ angelegt, lässt sich die Teilgruppe mit folgendem PHP-Code (z.B. auf der ersten Seite des Fragebogens) im Datensatz speichern:

$data = panelData();
if ($data) {
  put('IV01_01', $data['subgroup']);
} else {
  put('IV01_01', '');
}

Sind die E-Mail-Adressen der Teilnehmer vorab nicht bekannt, kann man im Fragebogen nach weiteren Team-Mitgliedern (z.B. Kind, Partner, Angestellte) fragen. Wenn man dafür den Fragetyp E-Mail an persönlichen Kontakt verwendet, kann man eine Zuordnung der Team-Mitglieder zum ersten Datensatz ermöglichen.

Eine genaue Beschreibung ist der Anleitung E-Mail an persönlichen Kontakt zu entnehmen.

Bei dieser Variante ist die Reihenfolge des Ausfüllens vorgegeben und der erste Teilnehmer muss die E-Mail-Adresse/n des/der weiteren Teilnehmer herausgeben und korrekt eintragen. Wenn diese Hürden überwunden sind, erlaubt diese Variante eine anonyme Datenerhebung. Denn die eingegeben E-Mail-Adressen werden zu keinem Zeitpunkt gespeichert.