Serienmails verschicken

Sie haben eine Liste von E-Mail-Adressen und möchten die zugehörigen Personen zur Befragung einladen? In diesem Fall hilft die Serienmail-Funktion von SoSci Survey. Zu finden ist die Funktion links im Menü unter Einladungen verschicken. Wie der Versand mit SoSci Survey genau vonstattengeht, erfahren Sie in der Anleitung zum Serienmailversand mit SoSci Survey.

Die E-Mails müssen nicht mit SoSci Survey verschickt werden. Wie Sie in diesem Fall vorgehen, erfahren Sie in der Anleitung Externer Versand von Serienmails.

Wichtig: Unabhängig davon welche Versandmethode Sie wählen, beachten Sie in jedem Fall die Datenschutzgesetze und kontaktieren Sie auch Ihren Datenschutzbeauftragten, da E-Mailadressen zu den personenbezogenen Daten gezählt werden (Personenbezogene Daten).

Tipp: Testen Sie zunächst den Mailversand und den Aufruf des Fragebogens mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse und/oder der Ihrer Kolleg:innen. Falls Sie schon E-Mail-Adressen in SoSci Survey importiert haben, können Sie Ihre eigene Adresse in eine gesonderte Teilgruppe einfügen und die Testmails nur an diese Gruppe versenden.

Wie bereits erwähnt kann der Versand von Serienmails entweder mit SoSci Survey oder extern stattfinden.

Der Versand von Einladungslinks durch ein externes Programm bietet folgende Vorteile:

• Die E-Mail-Adressen oder Kontaktdaten müssen nicht in SoSci Survey importiert werden, dies erspart u.U. den AVV (selbstverständlich werden die Adressen von SoSci Survey nicht an Dritte weitergegeben oder anderweitig genutzt)
• Volle Kontrolle über den Absendernamen und E-Mail-Adresse.
• Kein Hinweis auf SoSci Survey am Ende jeder E-Mail.

Der Versand mittels SoSci Survey bietet folgende Vorteile:

• Es ist kein externes Programm erforderlich.
• SoSci Survey erzeugt beim Versand automatisch den personalisierten Link.
• SoSci Survey kann den Teilnahmestatus für jeden Adresseintrag aufzeichnen (außer im Datenschutzmodus „anonym“).
  • SoSci Survey kann sicherstellen, dass die Daten pseudonym erhoben werden.
  • SoSci Survey kann Erinnerungsmails (Reminder) gezielt an säumige Adressaten verschicken.
• Die Serienmails können automatisiert zu einem vorgegeben Zeitpunkt verschickt werden.
  • Es ist auch ein Zeit-randomisierter Versand möglich.
  • Für MESM-Studien ist auch ein Versand von SMS möglich (kostenpflichtig).
• Bei mehrwelligen Erhebungen kann SoSci Survey zusammengehörigen Fällen im Datensatz automatisch dasselbe Pseudonym zuordnen (außer im Datenschutzmodus „anonym“ oder „anonymisieren bei Abschluss des Fragebogens“)

Das Vorgehen bei beiden Varianten ist unterschiedlich und wird in den entsprechenden Anleitungen erklärt:

• Serienmailversand mit SoSci Survey
• Externer Versand von Serienmails

Möchten Sie in einer mehrwelligen Befragung auf die früheren Antworten einer teilnehmenden Person zurückgreifen, so ist es sinnvoll, die Befragung zu unterbrechen und später (also in der zweiten Befragungswelle) fortzusetzen. Dies kann ebenfalls sinnvoll sein, wenn in mehrwelligen Befragungen weitgehend unterschiedliche Variablen abgefragt werden (anstatt immer derselbe Fragebogen) und im Datensatz nur eine Datenzeile pro Fall vorhanden sein soll. Damit das funktioniert, darf die befragte Person allerdings in der ersten Welle nicht bis zur letzte Seite des Fragebogens gelangen.

Um das zu erreichen, muss im Fragebogen – dort wo die Befragung das erste mal unterbrochen werden soll – eine Unterbrechungsseite gebaut werden. Dazu fügen Sie auf einer Seite (die im Idealfall keine Frage zeigt, sondern nur eine freundliche Verabschiedung vom ersten Teil) ein Element PHP-Code ein und darin die Befehle buttonHide() und option('resume', true).

Um die zweite Befragungswelle zu starten, entfernen Sie diese Unterbrechungsseite. Sagen Sie den teilnehmenden Personen Bescheid, dass sie den Link erneut aufrufen sollen. Sie können ihnen den Link bei Bedarf auch noch einmal schicken. Es geht dann mit der nächsten Seite weiter. Der Zurück-Knopf (sofern eingeschaltet) funktioniert ebenfalls – falls das nicht erwünscht ist, lässt er sich mittels option('backbutton', false) auf der ersten Seite des zweiten Teils deaktivieren.