Wenn Sie E-Mail-Adressen für eine Adressliste sammeln, möchten Sie in aller Regel sicherstellen, (a) dass die Adresse wirklich existiert und (b) dass der Eigentümer der Adresse diese eingetragen hat, und nicht irgend eine Dritte Person. Das gängige (und rechtlich teils erforderliche) Verfahren dafür nennt sich Double-Opt-in. Dabei gibt eine Person Ihre E-Mail-Adresse zunächst auf einer Website bzw. im Fragebogen ein (erstes „opt in“) und erhält dann eine E-Mail. In dieser E-Mail ist ein Bestätigungslink, der zur Bestätigung des Eintrags (zweites „opt in“) angeklickt werden muss. Erst dann wird die Adresse in den Verteiler aufgenommen.

In SoSci Survey lässt sich dieses Verfahren über eine Frage vom Typ „Opt-In E-Mail-Verteiler“ verwenden. Dabei handelt es sich um eine Frage, die im Fragebogen die E-Mail-Adresse (und optional weitere Angaben) abfragt und sich um den Mailversand kümmert. Nach Bestätigung des Adresseintrags, kann dieser für den Versand von Serienmails verwendet werden – also etwa um die Einladung zu einer Nachbefragung zu versenden. Sinnvoll einzusetzen ist diese Frage z.B. …

• in einem gesonderten Fragebogen, der ausschließlich zur Anmeldung für eine Studie dient.
• um eine Nachbefragung der eben befragten Teilnehmer zu ermöglichen (Mehrwellige Befragungen bei Selbstrekrutierung).

Wichtig: Wenn Sie ausschließlich Adressen für ein Gewinnspiel sammeln möchten oder Teilnehmern auf Wunsch eine Zusammenfassung der Befunde zukommen lassen wollen, ist der Fragetyp „Kontaktdaten getrennt erheben“ in aller Regel besser geeignet.

Wichtig: In der Standardeinstellung werden die E-Mail-Adressen anonym gespeichert. Das heißt, Sie können nicht zuordnen, welche E-Mail-Adresse in welchem Interview eingetragen wurde – die Datensätze bleiben anonym. Eine Zuordnung von Folge-Erhebungen zum ersten Interview ist dennoch anhand einer eindeutigen Kennung möglich.

Wichtig: E-Mail-Adressen können nur einmal in die Adressliste eingetragen werden. Falls eine E-Mail-Adresse schon in der Liste steht, wird nur eine entsprechende Meldung angezeigt.

Wichtig: Der Bestätigungslink in einer Opt-In-Mail ist 7 Tage lang gültig.

Tipp: Die Adressliste für den Versand von Serienmails kann auch manuell gepflegt werden unter Einladungen verschicken → Adressliste (Panel). Unter anderem können die eingetragenen Adressen dort auch exportiert werden (E-Mail-Verteiler herunterladen).

Die Frage erzeugt im Datensatz eine Variable. Dort wird eine eindeutige Kennung für den Adresseintrag abgelegt, die Personenkennung. In der Standardeinstellung ist die Personenkennung in der Adressliste aber nicht sichtbar, sodass die Interviews weiterhin anonym bleiben. SoSci Survey fungiert in diesem Fall als Treuhänder für den Personenbezug, speichert also intern die Zuordnung von Personenkennungen zu Adresseinträgen. Wird der Teilnehmer zu einem weiteren Fragebogen eingeladen, wird die Personenkennung erneut im Datensatz abgelegt (in der Variable SERIAL, vgl. Zusätzliche Variablen in der Datenausgabe), sodass eine eindeutige Zuordnung möglich ist.

Wichtig: Wenn Sie Ihre Interviews von vornherein einzelnen E-Mail-Adressen zuordnen möchten, stellen Sie in der Opt-In-Frage bei „Anonymität“ ein, dass es sich um „Personalisierte Einträge“ handeln soll.

Create a question of the type „opt-in for mailing list“ and place it in the questionnaire under Compose Questionnaire either by dragging and dropping it into the questionnaire or using the PHP command question().

The entries in the address list can be assigned to different subgroups – for example, to send invitation e-mails only to parts of the panel or to send different mailings to different target groups. In the opt-in question, you can specify to which subgroup subgroup a new address entry is to be assigned.

Tip: The subgroup can be determined in later interviews, which were started by means of a personalized link in a serial mail, by means of panelData(). See below for more information.

Furthermore, you can specify in the question to ask not only for the email address but also for the title, name, and gender. This information is stored directly in the address entry (not in the data record!) and is used to personalize invitation emails. Requesting a mobile number only makes sense if you want to send invitation SMS.

The placeholder %opt-in% must be used in the contents of the confirmation mail. An individual link is placed in its place, which the participants must click to confirm their address entry. The confirmation mail should also clearly indicate which research project it belongs to and what the participant confirms by clicking on the link. In the inbox, this email may be located next to a number of dubious spam mails.

If the participant clicks on the confirmation link, there are two possibilities: (1) It arrives on a website that displays the text in the layout of your questionnaire and/or (2) it is forwarded to a questionnaire. If you want the participant to be forwarded directly to a questionnaire without further text, do not enter anything for text at confirmation.

If you want the participant to be forwarded directly to a questionnaire after confirming his/her address record, create a new mailing under Invitation Mailings → Mailings, select the desired questionnaire in the tab „Questionnaire URL“ and save.

Then open the opt-in question and select Personalized link from and select the mailing you just created.

If the participant is forwarded to the questionnaire after the confirmation, it is technically as if he/she had received the selected mailing and clicked on the personalized invitation link. This means: The Personal ID is stored in the variable SERIAL and the functions caseSerial(), [:en:create:functions:mailschedule]], panelData() and so on are available.

The interaction of online questionnaire and e-mail is not always trivial. Especially if you work with several questionnaires, a detailed check of the opt-in question in the technical function test is advised.

Remember that each email address can only appear once in the address list. You can delete your test address after each test – but it's more elegant to use disposable addresses.

If you work with a time delay in your survey (e.g., sending the serial mail after one month), you can simply set times in the range of a few minutes for testing.

In a multi-wave survey, it can be useful to ask the respondent for his/her email address right at the beginning. This is particularly useful if participants who have not completed both/all questionnaires are dropped from the evaluation. On the other hand, participants may only be willing to reveal their email address at the end of the first questionnaire – after all, a certain amount of trust is needed compared to the researcher, i.e., that the information will remain truly anonymous and that the email address will not be passed on to third parties (violations of this can be subject to high penalties, by the way).

This example explains how to assign the participant to an experimental group in the first questionnaire, how to retrieve the e-mail address via an opt-in question and how to know in the second questionnaire (about a month later) which experimental group the participant was in.

• Create two (!) questions of the type „opt-in for mailing list“ and enter a different subgroup in both of them, e.g., „CG“ and „EG“. In the example it is assumed that the questions have the identifiers „OI01“ and „OI02“.

• Create a question of the type Random Generator with two items for the random drawing. In the example, the ID „ZG01“ is assumed.

• Drag the random generator into the first questionnaire on that page where you need the group assignment – for example to show the correct stimulus (details see Random Generator). At the end of the questionnaire, display one of the two opt-in questions depending on the group assignment:

if (value('ZG01') == 1) {
  question('OI01');
} else {
  question('OI02');
}

• If you want to automatically schedule the invitation to the second survey, use the function mailSchedule(). The first parameter to be entered is the person ID from the opt-in question – therefore, the mailSchedule() function must not be on the same page as the opt-in question, but at the earliest on the following page. If you want the opt-In question to appear on the last page, add a blank page (apart from the PHP code) behind it.

$personID = value('OI01');  // Get person ID from the opt-in question
$zeitpunkt = strtotime('+1 month');  // Determine Unix time in exactly one month
// Send serial mail 1 at the determined time
mailSchedule($personID, 1, $zeitpunkt);

• After one month the participant will receive an email with the personalized participation link – it doesn't matter if you used mailSchedule() or send the emails via the mailing function to a certain date. Using the subgroup, you can now determine which experimental group the participant is in:

$info = panelData();
if ($info) {
  $group = $info['subgroup'];
  if ($group == 'EG') {
    question('AB01'); // Show question AB01
    text('after-stim01'); // Display text element
  } else {
    question('AB02'); // Show question AB02
    text('after-stim02'); // Show other text
  }
}