Daten löschen

Die erhobenen Daten können unter Erhobene Daten → Erhobene Daten löschen gelöscht werden. Dabei gibt es unterschiedliche Varianten, die nachfolgend beschrieben werden:

• Automatische Löschung durch Projekt-Archivierung
• Manuelle Löschung einzelner Fälle oder aller erhobener Daten
• Zeitgesteuerter Löschung
• Datenlöschung via API

Zu den erhobenen Daten zählen dabei:

• Antworten im Fragebogen (Interview, Pretest und Fragebogen-Entwicklung) – also der eigentliche Datensatz
• Dateien, welche von den Teilnehmern mittels entsprechender Fragetypen hochgeladen oder übertragen wurden
• Anmerkungen aus dem Pretest

Folgende Daten unterliegen anderen Speicher- und Löschmechanismen:

• Getrennt erhobene Kontaktdaten (Kontaktdaten getrennt erheben)
• Adressdaten zum Versand von Serienmails (Opt-In für E-Mail-Verteiler, Serienmails verschicken)
• Der Fragebogen und die darin enthaltenen Fragen

Wichtig: In allen Fällen kann die Löschung nicht rückgängig gemacht werden. In manchen Fällen lassen sich Daten aus zusätzlichen Sicherheitskopien wiederherstellen. Ob dies möglich ist, hängt davon ab, ob und zu welchem Zeitpunkt auf dem Befragungsserver Sicherheitskopien erstellt werden. Falls das der Fall ist, ist die Wiederherstellung von Daten dennoch aufwändig.

Auf vielen Befragungsservern ist eine automatische Projekt-Archivierung eingerichtet. Diese löscht die erhobenen Daten automatisch, wenn sich die Projektleitung für einen definierten Zeitraum (auf www.soscisurvey.de sind das z.B. 3 Monate) nicht mehr in dem Befragungsprojekt eingeloggt hat. In den Projekt-Einstellungen finden Sie ggf. einen Eintrag Datenspeicherung bis min., welcher das Datum der Archivierung angibt für den Fall, dass Sie sich bis dahin nicht mehr im Befragungsprojekt einloggen.

Bei der Projekt-Archivierung werden außerdem Adressdaten und getrennt erhobene Kontaktdaten gelöscht.

Der Fragebogen inkl. Fragen wird bei der Projekt-Archivierung als XML-Datei abgelegt, welche später im Benutzerkonto heruntergeladen und zum Anlegen eines neuen Befragungsprojekts genutzt werden kann (Befragungsprojekt kopieren).

Die Archivierung eines Befragungsprojekts kann unter Benutzerkonto → Projekte auch manuell ausgelöst werden. Allerdings nur dann, wenn die Erhebung laut Befragungszeitraum (Befragungsprojekt → Projekt-Einstellungen) bereits abgeschlossen ist.

Das manuelle Löschen von Daten ist nur dann möglich, wenn die Befragung nicht mehr aktiv im Feld ist. Das bedeutet: Wenn unter Befragungsprojekt → Projekt-Einstellungen ein Befragungszeitraum eingestellt ist, dann ist eine Löschung innerhalb dieses Zeitraums nicht möglich.

Falls Sie einen Datensatz unbedingt zwischenzeitlich löschen müssen, tragen Sie als Ende des Befragungszeitraums das gestrige Datum ein. Speichern Sie, löschen Sie den Datensatz, und tragen Sie anschließend wieder das korrekte Ende des Befragungszeitraums ein. Vorsicht: Eventuell laufende Interviews werden durch diese Änderung unterbrochen.

Unter Erhobene Daten → Erhobene Daten löschen kann man entweder alle erhobenen Daten löschen oder einzelne Fälle anhand deren Fallnummer (CASE). Die Fallnummer finden Sie ggf. unter Erhobene Daten → Daten ansehen.

Diese Option ist vor allem für Befragungsprojekte sinnvoll, die dauerhaft online stehen. Dort ist es zur Einhaltung der Datenschutz-Vorgaben unter Umständen notwendig, die Daten für eine definierte Zeit (z.B. ein Jahr) aufzubewahren und anschließend zu löschen.

Um eine zeitgesteuerte Löschung zu aktivieren, klicken Sie bei Automatische Löschung alter Datensätze auf das Plus-Symbol. Anschließend können Sie den Zeitraum eintragen. Nach Bestätigung der Anhaben werden ältere Fälle im Datensatz umgehend gelöscht und künftig werden ältere Fälle einmal täglich bereinigt.

Mit der Funktion API URLs zum Löschen von Fällen aus dem Datensatz können URL (Hyperlinks) erstellt werden, durch deren Aufruf man einzelne oder mehrere Datensätze löschen kann.

Vorsicht: Jede Person, welche die URL kennt, kann Datensätze löschen. Die URLs sind genauso sensibel wie das Login-Passwort. Geben Sie die URLs nicht an Dritte weiter. Speichern Sie die URLs ebenso wenig ungeschützt wie Passwörter. Verwenden Sie einen Passwort-Manager wie z.B. KeePass XC.

Zum Erstellen einer API-URL klicken Sie auf das Plus-Symbol neben API URLs zum Löschen von Fällen aus dem Datensatz. Hier können Sie optional einschränken, dass mit der URL nur Datensätze bestimmter Fragebögen gelöscht werden können. Falls Sie keine Fragebögen auswählen, können mithilfe der URL alle Fälle im Datensatz gelöscht werden.

Nach dem Speichern wird in der Liste ein URL-Eintrag angezeigt. Kopieren Sie die URL und rufen Sie diese zusammen mit den folgenden GET- oder POST-Parametern auf, um Daten (ohne Rückfrage!) zu löschen:

• cases
  Ein oder mehrere Fallnummern (CASE), durch Kommata getrennt, z.B. 12 oder 12,21,25. Mit einem Bindestrich (-) können auch Bereiche angegeben werden, z.B. 10-16. Die Kombination ist ebenfalls möglich, z.B. 10,12-16,34.
• format (optional)
  Eine Spezifikation, ob das Ergebnis der Löschung als JSON (Standard) oder als Text plain berichtet werden soll.

Um die Parameter mittels GET zu übermitteln, ergänzen Sie diese mit einem kaufmännischen Und (&) nach der API URL. Wenn die API URL also z.B. wie folgt lautet:

https://www.soscisurvey.de/PROJEKT/?act=uDywDXaYyNEY

Dann würde folgender Abruf die Fälle 120 und 121 löschen.

https://www.soscisurvey.de/PROJEKT/?act=uDywDXaYyNEY&vSkipTime&cases=120,121

Um das Ergebnis als Text anstatt als JSON zu erhalten, würden Sie noch das format ergänzen:

https://www.soscisurvey.de/PROJEKT/?act=uDywDXaYyNEY&vSkipTime&cases=120,121&format=plain

Als Antwort übermittelt SoSci Survey standardmäßig einen JSON-String mit folgenden Eigenschaften:

• result – Ergebnis des Aufrufs
  • ok – Die Daten wurden gelöscht wie angegeben
  • warning – Es konnten nicht alle Fälle gelöscht werden
  • error – Die Anfrage war fehlerhaft und konnte nicht ausgeführt werde

Sofern die Anfrage durchgeführt wurde, sind weiterhin folgende Eigenschaften enthalten (failed, not_found und msg sind nur dann enthalten, wenn Daten dafür vorliegen):

• deleted – Liste der gelöschten Fälle
• failed – Liste der Fälle, bei denen ein Fehler auftrat
• not_found – Liste der Fälle, welche einzeln angegeben aber nicht im Datensatz vorgefunden wurden (wenn Bereiche von Fallnummern angegeben wurden, so werden die darin enthaltenen Fallnummern hier nicht aufgelichtet).
• msg – Meldungen (Fehlercode und Textinformation), die während des Löschens erzeugt wurden.

Sofern die Anfrage aufgrund eines Fehler angewiesen wurde, sind folgende Eigenschaften enthalten:

• error – Fehlercode, z.B. 'no cases' oder 'no auth'
• info – Fehlermeldung

Die Lösch-Anfrage wird jeweils mit den Rechten des Benutzerkontos ausgeführt, in welchem die URL erstellt wurde. Falls diesem Benutzerkonto die Berechtigung zum Löschen von Datensätzen entzogen wird, wird der Fehler no auth zurückgegeben.