Anmeldeformular für eine Veranstaltung

Ein häufiger Anwendungsfall ist, dass man per E-Mail die Einladung zu einer Veranstaltung versendt, und die Adressat:innen eine Rückmeldung geben sollen, ob sie kommen oder nicht. Diese Anleitung beschreibt Schritt für Schritt, wie man die Einladung und Rückmeldung in SoSci Survey gestaltet.

Im ersten Schritt erstellen Sie im Benutzerkonto unter Projekte (⥂ Symbol rechts oben in der orangen Leiste) ein neues Befragungsprojekt (ganz unten „Neues Befragungsprojekt anlegen“).

Die Liste der Personen, die eingeladen werden sollen, sollte als Tabelle (z.B. als Excel-Datei oder CSV) vorliegen. Es muss mindestens die E-Mail-Adresse (oder Mobilfunknummer, falls die Einladung per SMS verschickt wird) vorliegen. Im Idealfall enthält die Liste in separaten Spalte auch noch Vorname, Nachname, akademischen Titel und das Geschlecht für die Anrede (w/m/- oder Frau/Herr).

Wählen Sie in dem neu erstellten Befragungsprojekt links in der Navigation unter Steuerung die Adressliste.

Exkurs: Sofern Sie keinen eigenen Befragungsserver verwenden, fordert SoSci Survey Sie evtl. auf, einen AVV zu vereinbaren. Da Adressdaten personenbezogene Daten sind und damit der DSGO unterliegen (Personenbezogene Daten) sind Sie nach Art. 28 der DSGVO verpflichtet, einen AVV mit dem Subunternehmer, also mit dem Betreiber des Servers zu vereinbaren. SoSci Survey stellt durch die Aufforderung sicher, dass Sie diese rechtliche Verpflichtung nicht vergessen.

Wählen Sie unter Adressliste → Adressen hinzufügen im Abschnitt Import aus Excel-Tabelle oder CSV als Datei Ihre Excel- oder CSV-Datei aus, und bestätigen Sie mit dem Knopf Importieren.

Im ersten Schritt erhalten Sie eine Vorschau der Tabelle, bei CSV-Dateien müssen Sie evtl. noch Einstellungen für den Import anpassen. Nach dem Klick auf Weiter sehen Sie eine Tabelle, in welcher Sie jeder Spalte aus Ihrer Adresstabelle zuordnen müssen, welche Daten die enthält. Vorsicht, die Spalten sind hier als Zeilen dargestellt.

• Wählen Sie für jene Spalte, welche die E-Mail-Adresse enthält in dem Dropdown ganz rechts „E-Mail“.
• Falls Ihre Tabelle auch Geschlecht/Anrede, Titel, Vor- und Nachname enthält, weisen Sie die entsprechenden Spalten bitte ebenfalls zu.
• Spalten, die Sie nicht benötigen, stellen Sie auf „[Bitte auswählen]“.
• Und wenn Sie z.B. für das Anschreiben oder das Formular noch zusätzliche Daten zuspielen möchten, dann können Sie dafür die benutzerdefinierten Felder verwenden.

Nachdem wir den Namen später in das Anmeldeformular übernehmen möchten, wählen Sie bitte bei Datenschutz die Option „personenbezogen“. Klicken Sie auf Importieren, um die Adressliste zu importieren.

Falls Sie Fehlermeldungen zu ungültigen E-Mail-Adresse erhalten, können Sie

• Entweder Ihre Liste korrigieren und erneut importieren. In der Standardeinstellung importiert SoSci Survey die Adressen nicht doppelt (Einstellung Daten aktualisieren, falls die E-Mail-Adresse bereits vorhanden ist).
• Oder Sie können in derAdressliste mit dem Plus-Symbol rechts oben einzelne Adressen manuell nachtragen.

Unter Adressliste → Adresseinträge verwalten können Sie bei Bedarf nochmal kontrollieren, wie viele Adressen insgesamt in der Adressliste vorliegen.

Erstellen Sie links oben in der Navigation bei Fragenkatalog eine Neue Rubrik mit der Kennung „AD“ und der Bezeichnung „Anmeldedaten“.

Unter Frage hinzufügen tragen Sie als Beschreibung „Name“ ein und wählen als Typ unter „Texteingabe“ den Fragetyp „Texteingabe offen“ im Abschnitt Texteingabe. Mit dem Knopf zum Speichern () erstellen Sie die neue Frage.

Im Abschnitt Items tragen Sie bitte in zwei Zeilen folgendes ein:

Vorname:
Nachname:

Klicken Sie anschließend rechts oben erneut auf den Knopf zum Speichern ().

Nach dem Speichern tragen Sie unter Items → Breite bitte noch jeweils 250 Pixel ein, um die Breite der Eingabefelder zu beschränken.