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de:survey:mailing [11.05.2020 14:30] – [Datenschutz-Modus] l.konieczny | de:survey:mailing [12.01.2023 20:36] – admin | ||
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====== Serienmails verschicken ====== | ====== Serienmails verschicken ====== | ||
- | Sie haben eine Liste von E-Mails-Adressen und möchten die zugehörigen Personen zur Befragung einladen? In diesem Fall hilft die Serienmail-Funktion von SoSci Survey. Zu finden ist die Funktion links im Menü unter **Einladungen verschicken**. | + | Sie haben eine Liste von E-Mail-Adressen und möchten die zugehörigen Personen zur Befragung einladen? In diesem Fall hilft die Serienmail-Funktion von SoSci Survey. Zu finden ist die Funktion links im Menü unter **Einladungen verschicken**. |
+ | Wie genau der Versand mit SoSci Survey von statten geht finden Sie in der Anleitung zum [[: | ||
- | Man muss die E-Mails __nicht__ mit SoSci Survey verschicken. | + | Man muss die E-Mails __nicht__ mit SoSci Survey verschicken. |
**Wichtig: | **Wichtig: | ||
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**Wichtig: | **Wichtig: | ||
- | **Tipp:** Testen Sie die Funktion zunächst mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse und/oder denen der Kollegen. Falls Sie schon E-Mail-Adressen in SoSci Survey importiert haben, können Sie Ihre eigene Adresse in eine gesonderte Teilgruppe einfügen und die Testmails nur an diese Gruppe versenden. | + | **Wichtig: |
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+ | **Tipp:** Testen Sie die Funktion zunächst mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse und/oder denen ihrer Kollegen. Falls Sie schon E-Mail-Adressen in SoSci Survey importiert haben, können Sie Ihre eigene Adresse in eine gesonderte Teilgruppe einfügen und die Testmails nur an diese Gruppe versenden. | ||
**Tipp:** Gehen Sie vor dem Versand die [[mailing-checklist]] durch, um Fehler beim Versand zu vermeiden. | **Tipp:** Gehen Sie vor dem Versand die [[mailing-checklist]] durch, um Fehler beim Versand zu vermeiden. | ||
- | **Tipp:** Falls Sie gültige personalisierte Links erstellen möchten, ohne dass eine E-Mail verschickt wird, können Sie dafür die Funktion | + | **Tipp:** Falls Sie gültige personalisierte Links erstellen möchten, ohne dass eine E-Mail verschickt wird, können Sie dafür die Funktion [[: |
- | + | ||
- | + | ||
- | ===== Datenschutz-Gesetze beachten ===== | + | |
- | + | ||
- | E-Mail-Adressen sind personenbezogene Daten und fallen damit unter die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Das bedeutet, dass bereits mit dem Adressverteiler eine Reihe von gesetzlichen Pflichten und Einschränkungen verbunden ist. | + | |
- | + | ||
- | Nach der DSGVO ist die Verarbeitung personenbezogener Daten (das schließt auch die Speicherung und Übermittlung an SoSci Survey ein) generell verboten, solange es keine Rechtsgrundlage gibt, welche sie erlaubt. Es gibt 173 Rechtsgrundlagen ([[https:// | + | |
- | + | ||
- | Klären Sie daher bereits zu Beginn der Projektplanung, | + | |
- | + | ||
- | **Hinweis: | + | |
- | + | ||
- | **Tipp:** Nahezu alle Hochschulen und viele Unternehmen haben einen Datenschutzbeauftragten. Dieser kann in solchen Fällen beraten. | + | |
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- | **Tipp:** Viele Hochschulen und Universitäten betreiben bereits einen Befragungsserver auf Basis von SoSci Survey. Oftmals erleichtert die Nutzung eines " | + | |
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- | **Tipp:** Sie können unter **Einladungen verschicken** -> **Teilnahme-Links** auch gültige Serienmail-Links erstellen, ohne E-Mail-Adressen auf den Befragungsserver hochzuladen. Mit einer geeigneten Software zum Versand personalisierter E-Mails können Sie auch auf diesem Wege die Mehrfachteilnahme von Befragten ausschließen. Aber: Beim Versand von Erinnerungsmails und bei mehrwelligen Erhebungen bietet der Versand direkt über SoSci Survey deutliche Vorteile. | + | |
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- | ===== Externer Versand ===== | + | |
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- | Der Versand von Einladungsmails in einem externen Programm bietet folgende Vorteile: | + | |
- | + | ||
- | * Man muss die E-Mail-Adressen oder Kontaktdaten nicht in SoSci Survey importieren (selbstverständlich werden die Adressen von SoSci Survey nicht an Dritte weitergegeben oder anderweitig genutzt) | + | |
- | * Volle Kontrolle über den Absendernamen | + | |
- | * Kein Hinweis auf SoSci Survey am Ende jeder E-Mail | + | |
- | * Weitere Möglichkeiten des Mailversands (z.B. Dateianhänge) sind nur in externen Programmen verfügbar | + | |
- | + | ||
- | Wenn Sie die Einladungen in einem externen Programm versenden möchten, können Sie den Link zum Fragebogen entweder ohne weitere Angaben verschicken oder mittels Seriennummer personalisieren. Personalisierte Links erlauben... | + | |
- | + | ||
- | * eine Überprüfung, | + | |
- | * eine Beschränkung, | + | |
- | * eine individuelle Zuordenbarkeit der Datensätze. | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ==== Variante Seriennummer ==== | + | |
- | + | ||
- | Für einen personalisierten Versand erstellen Sie unter **Einladungen verschicken** -> ** Seriennummern verwalten** die nötige Anzahl gültiger Seriennummern. Diese können Sie dann (etwa in einer Tabellenkalkulation) den Teilnehmern zuordnen und in den Fragebogen-Link in der E-Mail einbinden ([[url|Der Link zum Fragebogen]]). | + | |
- | + | ||
- | Stellen Sie als [[: | + | |
- | + | ||
- | **Wichtig: | + | |
- | + | ||
- | Mehr dazu s. unten: [[# | + | |
- | ==== Variante Teilnahme-Links ==== | + | |
- | + | ||
- | Unter **Einladungen verschicken** -> **Teilnahme-Links** können Sie Links erstellen, die genauso funktionieren wie die Links in Serienmails. Diese können auf einen spezifischen Fragebogen eingeschränkt werden und (je nach Bedarf) eine Mehrfachteilnahme erlauben oder nicht. | + | |
- | + | ||
- | Stellen Sie als [[: | + | |
- | + | ||
- | Bei dieser Variante ist anhand des Datensatzes nicht (!) nachvollziehbar, | + | |
- | + | ||
- | Den Teilnahmestatus für die Teilnahme-Link können Sie während oder nach der Erhebung ermitteln. Laden Sie dafür die Liste der Teilnahmelinks unter **Einladungen verschicken** -> **Teilnahme-Links** -> // | + | |
- | + | ||
- | ===== Versand mittels SoSci Survey ===== | + | |
- | + | ||
- | Der Versand mittels SoSci Survey bietet folgende Vorteile: | + | |
- | + | ||
- | * Es ist kein externes Programm erforderlich | + | |
- | * SoSci Survey erzeugt automatisch den personalisierten Link | + | |
- | * Der individuelle Teilnahmestatus kann einfach überprüft werden | + | |
- | * SoSci Survey kann sicherstellen, | + | |
- | * Die Serienmail kann automatisiert zu einem vorgegeben Zeitpunkt verschickt werden | + | |
- | * Der Versand ist deutlich komfortabler, | + | |
- | + | ||
- | Der Versand einer Einladungsmail mittes SoSci Survey erfolgt unter **Einladungen verschicken** in drei Schritten: | + | |
- | + | ||
- | - Importieren von E-Mail-Adressen (ggf. mit Name für eine personalisierte Anrede) | + | |
- | - Anlegen der Serienmail (Inhalte der E-Mail und ggf. festlegen des Fragebogens) | + | |
- | - Versand für einen späteren Zeitpunkt planen oder sofort durchführen | + | |
- | + | ||
- | **Wichtig: | + | |
- | + | ||
- | **Wichtig: | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ==== E-Mail-Adressen importieren ==== | + | |
- | + | ||
- | Damit SoSci Survey E-Mails verschicken kann, muss man die Adressen der Empfänger zunächst importieren. Dafür gibt es unter **Einladungen verschicken** -> **Adressliste** -> //Adressen importieren// | + | |
- | + | ||
- | - **Eine Liste mit E-Mail-Adressen importieren.**\\ Wenn Sie nur E-Mail-Adressen (ohne Namen) importieren wollen, dann funktioniert das sehr einfach. Sie kopieren alle E-Mail-Adressen in die Zwischenablage und fügen sie unter // | + | |
- | - **Eine Tabelle mit Kontaktdaten einlesen.**\\ Falls Sie die Empfänger persönlich mit Name ansprechen möchten, benötigen Sie mindestens den Namen der Person. Liegen die Kontaktdaten tabellarisch vor, so können Sie unter **E-Mail-Adressen importieren** → //Import per CSV-Datei// eine CSV-Datei einlesen. OpenOffice Calc oder Excel können Tabellen als CSV-Datei abspeichern. DieZuordnung der Tabellenspalten erfolgt während dem Import. | + | |
- | - **Manuelle Eingabe einzelner Adressen.**\\ Diese Möglichkeit ist nur für eine kleine Anzahl von Adressen sinnvoll. Sie findet sich unter //Adressen einzeln hinzufügen// | + | |
- | + | ||
- | Den so erstellten E-Mail-Verteiler kann man auch als CSV-Datei herunterladen ([[panel-download|E-Mail-Verteiler herunterladen]]). | + | |
- | + | ||
- | **Wichtig: | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ==== Datenschutz-Modus ===== | + | |
- | + | ||
- | Sobald Sie im Menü sind, Adresslisten für Ihre Serienmails anzulegen, haben Sie die Auswahl zwischen 4 Datenschutz-Modi: | + | |
- | + | ||
- | * Personenbezogen\\ Hierbei wird sowohl beim Datensatz als auch in der Adressliste eine Personenkennung (SERIAL) angezeigt, welche einen eindeutigen Bezug zwischen E-Mail-Adresse und Datensatz erlaubt. | + | |
- | * Pseudonym\\ Hierbei wird dem Teilnehmer eine eindeutige Personenkennung zugewiesen, aber als Projektleiter hat man keinen Zugriff auf diese. SoSci Survey verwaltet die Zuordnung treuhänderisch (d.h., gibt sie nicht heraus, außer der Projektleiter fragt dies explizit nach), sodass der Projektleiter keinen direkten Bezug zwischen E-Mail-Adressen und Datensätzen herstellen kann. | + | |
- | * Anonymisieren bei Abschluss des Interviews\\ Dieser Modus entspricht dem Modus " | + | |
- | * Anonym\\ Hierbei wird der Bezug zwischen Datensatz bzw. Teilnahme-Link und Adresseintrag überhaupt nicht gespeichert. Bei diesem Modus ist eine Zuordnung zwischen Adresseintrag und Datensatz nicht möglich. | + | |
- | + | ||
- | Die Datenschutz-Modi gehen mit unterschiedlichen Vorteilen und Einschränkungen einher: | + | |
- | + | ||
- | ^Funktionalität | + | |
- | |Teilnahmestatus in der Adressliste | {{:: | + | |
- | |Erinnerungsmail an säumige Teilnehmer | {{:: | + | |
- | |SERIAL oder Teilnehmerdaten im Interview mittels '' | + | |
- | |Befragung zu zwei Zeitpunkten mit [[: | + | |
- | |Zuordnung von Datensätzen bei mehrwelligen Erhebungen (mehrere Datensätze) | {{:: | + | |
- | |Adressebezug post-hoc wiederherstellbar (durch den Betreiber des Servers) | {{:: | + | |
- | |Adressbezug direkt ersichtlich | + | |
- | + | ||
- | **Anmerkung (1):** Wenn zwischen Versand einer Serienmail und Abschluss des Fragebogens ein Server-Backup erstellt wurde, ist eine Rekonstruktion des Zuordnung auf Basis der Datenbank-Backups nicht ausgeschlossen. | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ==== Serienmail vorbereiten ==== | + | |
- | + | ||
- | Das Verfassen der E-Mail erfolgt kaum anders als im E-Mail-Programm: | + | |
- | + | ||
- | === Platzhalter und Personalisierung === | + | |
- | + | ||
- | Die Serienmail unterscheidet sich von einer normalen Mail in einem wichtigen Punkt: Jeder Adressat soll einen personalisierten Link zum Fragebogen erhalten (um die Teilnahme nachzuverfolgen) und eventuell soll auch die Anrede personalisiert werden. Dafür verwendet man im E-Mail-Text Platzhalter wie '' | + | |
- | + | ||
- | Wie SoSci Survey die Anrede formuliert, kann man ggf. im Karteireiter //Anrede// anpassen. | + | |
- | + | ||
- | Eine Übersicht über die verfügbaren Platzhalter liefert das Kapitel [[mailing-fields|Platzhalter in Serienmails]]. | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | === HTML-Mails === | + | |
- | + | ||
- | SoSci Survey unterstützt die Möglichkeit, | + | |
- | + | ||
- | Falls Sie Ihre E-Mail als kombinierte Text/ | + | |
- | + | ||
- | === Fragebogen-Link === | + | |
- | + | ||
- | Unter // | + | |
- | + | ||
- | * welcher Fragebogen aufgerufen werden soll, falls es im Befragungsprojekt mehrere Fragebögen gibt | + | |
- | * wie lange der Zugangsschlüssel sein soll, der im personalisierten Link verwendet wird | + | |
- | * ob der personalisierte Link das mehrfache Ausfüllen des Fragebogens erlauben soll (sinnvoll u.U. in Tagebuch-Studien) | + | |
- | * welcher Text in der HTML-Mail für den Link zum Fragebogen erscheint | + | |
- | + | ||
- | ==== E-Mail versenden ==== | + | |
- | + | ||
- | Beim Bearbeiten der Serienmail sowie in der Übersicht der Serienmails finden Sie einen Knopf //Versand der Serienmail// | + | |
- | + | ||
- | {{: | + | |
- | + | ||
- | Mit dieser Funktion können Sie die Serienmail entweder direkt verschicken oder den Versand für einen späteren Zeitpunkt (ggf. auch randomisiert) terminieren. Sie können dabei einstellen, ob die Serienmail nur an bestimmte Adressaten (Angabe per E-Mail-Adresse) __oder__ bestimmte Teilgruppen versendet werden soll. Außerdem können Sie bei Nachfassmails (Erinnerungsmails u.ä.) festlegen, welche Empfänger der ursprünglichen Einladung die Nachfassmail erhalten. | + | |
- | + | ||
- | Nach Auswahl der Zielgruppe müssen Sie sich entscheiden, | + | |
- | + | ||
- | **Wichtig: | + | |
- | + | ||
- | **Wichtig: | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ===== Verteiler verwalten ===== | + | |
- | + | ||
- | Im Menüpunkt **Einladungen verschicken** -> **Adressliste (Panel)** sieht man im Karteireiter // | + | |
- | + | ||
- | Wenn Sie bei einem Eintrag auf das Bearbeiten-Symbol ({{: | + | |
- | + | ||
- | Zur Bereinigung des Verteilers (z.B. Löschen einer Teilgruppe, doppelter Adressen, etc.) finden Sie im Karteireiter //Adressen verwalten// einige nützliche Funktionen. | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ==== Fehlerhafte E-Mail-Adressen ==== | + | |
- | + | ||
- | Wenn eine E-Mail-Adresse nicht (mehr) gültig ist, erhält SoSci Survey beim Versand eine entsprechende Fehlermeldung -- meist binnen 15 Minuten, in Einzelfällen können aber bis zu 2 Tage vergehen, bevor die Fehlermeldung eingeht. Das Programm kontrolliert, | + | |
- | + | ||
- | Fehlerhafte Adressen erhalten auch in künftigen Aussendungen keine Serienmails -- es sei denn, Sie setzen den Fehlerstatus zurück. Bearbeiten Sie dafür den Eintrag ({{: | + | |
- | + | ||
- | Wenn Sie die korrekte Adresse des Teilnehmers kennen, können Sie diese entweder direkt eintragen ({{: | + | |
- | + | ||
- | Wenn Sie die Serienmail nun erneut an den/die korrigierte/ | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ==== Adressen später hinzufügen ==== | + | |
- | + | ||
- | Sie können auch nachträglich Adressen in den Verteiler aufnehmen. Eine Serienmail wird jedem Adressaten grundsätzlich nur einmal zugestellt: Das bedeutet, dass Sie die Serienmail einfach erneut versenden können -- nur die neuen Adressaten bekommen sie. | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ===== Erinnerungsmails ===== | + | |
- | + | ||
- | Das Versenden von Erinnerungsmails (oder auch von einer zweiten Befragungswelle, | + | |
- | + | ||
- | - Eine neue Serienmail erstellen (**Einladungen verschicken** -> **Serienmails** -> //Neue Serienmail// | + | |
- | - Im Karteireiter //" | + | |
- | - Bei //Art der Folgemail// wählen Sie " | + | |
- | - Passen Sie den Inhalt der Serienmail im Karteireiter //Inhalt// nach Bedarf an. Der Text muss (wie in der ursprünglichen Serienmail) einen Platzhalter '' | + | |
- | - Unten in der Serienmail oder nach dem Speichern der neuen Serienmail (// | + | |
- | + | ||
- | Sie können eine Erinnerungsmail vorab anlegen und den Versand für einen späteren Zeitpunkt terminieren. Der Teilnahmestatus, | + | |
- | + | ||
- | Grundsätzlich wird eine Erinnerungsmail nur an jene Teilnehmer verschickt, die auch die ursprüngliche Einladung bekommen haben. Je nach Einstellung beim // | + | |
- | + | ||
- | **Wichtig: | + | |
- | + | ||
- | **Schlagworte: | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ===== Mehrwellige Befragungen ===== | + | |
- | + | ||
- | Beim Import wird jeder E-Mail-Adresse eine individuelle Kennung (Personenkennung) zugewiesen, die im Datensatz später als SERIAL auftaucht (allerdings nur, wenn der Datenschutz-Modus für die Adressen nicht " | + | |
- | + | ||
- | Mehrwellige Befragungen lassen sich daher recht einfach realisieren: | + | |
- | + | ||
- | Falls in einer späteren Befragungswelle nur jene Adressaten angeschrieben werden sollen, die auch an der vorigen Welle teilgenommen haben, kann man das Nachfassmail-Funktion nutzen. Dazu gibt man beim Anlegen der Serienmail bei // | + | |
- | + | ||
- | ===== Fortsetzen von Interviews ===== | + | |
- | + | ||
- | Sofern man die Serienmail-Funktion oder Links mit individueller Seriennummern verwendet, " | + | |
- | In der Praxis gibt es allerdings ein Problem mit dieser Funktion: Manche Teilnehmer möchten den Fragebogen zunächst einmal ansehen (also z.B. durchklicken, ohne Antworten zu geben) und ihn später erst ausfüllen. Würde SoSci Survey die Befragung stets fortsetzen, würden diese Teilnehmer beim zweiten mal nur die letzte Seite sehen " | + | **Tipp:** Falls Serienmails nicht ankommen, lesen Sie [[: |
- | Deshalb überprüft | + | ===== Externer Versand oder Versand mit SoSci Survey |
- | Ab Version 2.3.06 | + | Wie bereits erwähnt |
- | ===== Seriennummern ===== | + | Der Versand von Einladungslinks durch ein **externes Programm** bietet folgende Vorteile: |
- | Seriennummern sind vor allem dann hilfreich, wenn man E-Mails nicht über SoSci Survey | + | * Man muss die E-Mail-Adressen oder Kontaktdaten |
+ | * Volle Kontrolle über den Absendernamen und E-Mail-Adresse. | ||
+ | * Kein Hinweis auf SoSci Survey am Ende jeder E-Mail. | ||
- | - Der Teilnehmer kann das Ausfüllen unterbrechen und später fortsetzen. Dies funktioniert unabhängig von der eingestellten Zugriffsbeschränkung. | + | Der Versand |
- | - Ein Fragebogen kann mit einer Seriennummer nur genau einmal ausgefüllt werden. So kann man sicherstellen, | + | |
- | | + | |
- | | + | |
- | * Wenn der Projektleiter den Teilnahmestatus der Seriennummer(n) zurücksetzt, | + | |
- | Ob man die Seriennummern selbst erstellt und SoSci Survey | + | * Es ist kein externes Programm erforderlich. |
+ | * SoSci Survey | ||
+ | | ||
+ | | ||
+ | | ||
+ | * Die Serienmails können automatisiert zu einem vorgegeben Zeitpunkt verschickt werden. | ||
+ | * Es ist auch ein Zeit-randomisierter Versand möglich. | ||
+ | * Für MESM-Studien ist auch ein Versand von SMS möglich (kostenpflichtig). | ||
+ | * Bei mehrwelligen Erhebungen kann SoSci Survey zusammengehörigen Fällen im Datensatz automatisch dasselbe Pseudonym zuordnen (außer im Datenschutzmodus | ||
- | Falls man mit Seriennummern mehrwellige Befragungen durchführen will, stößt man auf eine kleine Hürde: Der Teilnehmer bekommt dieselbe Seriennummer mitgeteilt (die Datensätze sollen ja einander zugeordnet werden) und kann deshalb nur das Interview vom ersten Mal fortführen. Die Lösung | + | Das Vorgehen bei beiden Varianten |
+ | | ||
+ | | ||
- | ===== Einen Fragebogen | + | ===== Sonderlösung: |
Möchte man in einer mehrwelligen Befragung auf die früheren Antworten eines Teilnehmers zurückgreifen, | Möchte man in einer mehrwelligen Befragung auf die früheren Antworten eines Teilnehmers zurückgreifen, |