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de:survey:mailing [11.11.2014 15:12] – [E-Mail versenden] admin | de:survey:mailing [12.01.2023 20:41] (aktuell) – [Serienmails verschicken] admin | ||
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====== Serienmails verschicken ====== | ====== Serienmails verschicken ====== | ||
- | Sie haben eine Liste von E-Mails-Adressen und möchten die zugehörigen Personen zur Befragung einladen? In diesem Fall hilft die Serienmail-Funktion von SoSci Survey. Zu finden ist die Funktion links im Menü unter **Einladungen verschicken**. | + | Sie haben eine Liste von E-Mail-Adressen und möchten die zugehörigen Personen zur Befragung einladen? In diesem Fall hilft die Serienmail-Funktion von SoSci Survey. Zu finden ist die Funktion links im Menü unter **Einladungen verschicken**. |
+ | Wie genau der Versand mit SoSci Survey von statten geht finden Sie in der Anleitung zum [[: | ||
- | Man muss die E-Mails __nicht__ mit SoSci Survey verschicken. | + | Man muss die E-Mails __nicht__ mit SoSci Survey verschicken. |
- | **Tipp:** Testen | + | **Wichtig:** Unabhängig davon welche Versandmethode |
- | **Wichtig:** Wenn Sie möchten, dass nur Empfänger der Einladungsmail am Fragebogen | + | **Tipp:** Testen |
- | **Wichtig: | ||
- | ===== Externer Versand ===== | + | ===== Externer Versand |
- | Der Versand von Einladungsmails in einem externen Programm bietet folgende Vorteile: | + | Wie bereits erwähnt kann der Versand von Serienmails entweder mit SoSci Survey oder extern stattfinden. |
- | * Man muss die E-Mail-Adressen oder Kontaktdaten nicht in SoSci Survey importieren (selbstverständlich werden die Adressen | + | Der Versand |
- | | + | |
- | | + | |
- | | + | |
- | Wenn Sie die Einladungen | + | * Man muss die E-Mail-Adressen oder Kontaktdaten nicht in SoSci Survey importieren, dies erspart u.U. den [[: |
+ | * Volle Kontrolle über den Absendernamen und E-Mail-Adresse. | ||
+ | * Kein Hinweis auf SoSci Survey am Ende jeder E-Mail. | ||
- | | + | Der Versand |
- | | + | |
- | | + | |
- | Für einen personalisierten Versand erstellen Sie unter **Einladungen verschicken** -> ** Seriennummern verwalten** die nötige Anzahl gültiger Seriennummern. Diese können Sie dann (etwa in einer Tabellenkalkulation) den Teilnehmern zuordnen und in den Fragebogen-Link in der E-Mail einbinden | + | |
+ | | ||
+ | | ||
+ | | ||
+ | * SoSci Survey kann Erinnerungsmails | ||
+ | * Die Serienmails können automatisiert zu einem vorgegeben Zeitpunkt verschickt werden. | ||
+ | * Es ist auch ein Zeit-randomisierter Versand möglich. | ||
+ | * Für MESM-Studien ist auch ein Versand von SMS möglich | ||
+ | * Bei mehrwelligen Erhebungen kann SoSci Survey zusammengehörigen Fällen im Datensatz automatisch dasselbe Pseudonym zuordnen (außer im Datenschutzmodus " | ||
- | Stellen Sie als [[:de:create:access|Zugriffsbeschränkung]] im Fragebogen // | + | Das Vorgehen bei beiden Varianten ist unterschiedlich und wird in den entsprechenden Anleitungen erklärt: |
+ | * [[:de:survey:mailing: | ||
+ | * [[: | ||
- | ===== Versand mittels SoSci Survey ===== | ||
- | Der Versand mittels SoSci Survey bietet folgende Vorteile: | + | ===== Sonderlösung: Zweigeteilter |
- | + | ||
- | * Es ist kein externes Programm erforderlich | + | |
- | * SoSci Survey erzeugt automatisch den personalisierten Link | + | |
- | * Der individuelle Teilnahmestatus kann einfach überprüft werden | + | |
- | * SoSci Survey kann sicherstellen, | + | |
- | * Die Serienmail kann automatisiert zu einem vorgegeben Zeitpunkt verschickt werden | + | |
- | * Der Versand ist deutlich komfortabler, | + | |
- | + | ||
- | Der Versand einer Einladungsmail mittes SoSci Survey erfolgt unter **Einladungen verschicken** in drei Schritten: | + | |
- | + | ||
- | - Importieren von E-Mail-Adressen (ggf. mit Name für eine personalisierte Anrede) | + | |
- | - Anlegen der Serienmail (Inhalte der E-Mail und ggf. festlegen des Fragebogens) | + | |
- | - Versand für einen späteren Zeitpunkt planen oder sofort durchführen | + | |
- | + | ||
- | **Wichtig: | + | |
- | + | ||
- | **Wichtig: | + | |
- | + | ||
- | ==== E-Mail-Adressen importieren | + | |
- | + | ||
- | Damit SoSci Survey E-Mails verschicken kann, muss man die Adressen der Empfänger zunächst importieren. Dafür gibt es unter **Einladungen verschicken** -> **Adressliste** -> //Adressen importieren// | + | |
- | + | ||
- | - **Eine Liste mit E-Mail-Adressen importieren.**\\ Wenn Sie nur E-Mail-Adressen (ohne Namen) importieren wollen, dann funktioniert das sehr einfach. Sie kopieren alle E-Mail-Adressen in die Zwischenablage und fügen sie unter // | + | |
- | - **Eine Tabelle mit Kontaktdaten einlesen.**\\ Falls Sie die Empfänger persönlich mit Name ansprechen möchten, benötigen Sie mindestens den Namen der Person. Liegen die Kontaktdaten tabellarisch vor, so können Sie unter **E-Mail-Adressen importieren** → //Import per CSV-Datei// eine CSV-Datei einlesen. OpenOffice Calc oder Excel können Tabellen als CSV-Datei abspeichern. DieZuordnung der Tabellenspalten erfolgt während dem Import. | + | |
- | - **Manuelle Eingabe einzelner Adressen.**\\ Diese Möglichkeit ist nur für eine kleine Anzahl von Adressen sinnvoll. Sie findet sich unter //Adressen einzeln hinzufügen// | + | |
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- | Den so erstellten E-Mail-Verteiler kann man auch als CSV-Datei herunterladen ([[panel-download|E-Mail-Verteiler herunterladen]]). | + | |
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- | ==== Serienmail vorbereiten ==== | + | |
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- | Das Verfassen der E-Mail erfolgt kaum anders als im E-Mail-Programm: | + | |
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- | === Platzhalter und Personalisierung === | + | |
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- | Die Serienmail unterscheidet sich von einer normalen Mail in einem wichtigen Punkt: Jeder Adressat soll einen personalisierten Link zum Fragebogen erhalten (um die Teilnahme nachzuverfolgen) und eventuell soll auch die Anrede personalisiert werden. Dafür verwendet man im E-Mail-Text Platzhalter wie '' | + | |
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- | Wie SoSci Survey die Anrede formuliert, kann man ggf. im Karteireiter //Anrede// anpassen. | + | |
- | + | ||
- | Eine Übersicht über die verfügbaren Platzhalter liefert das Kapitel [[mailing-fields|Platzhalter in Serienmails]]. | + | |
- | + | ||
- | === HTML-Mails === | + | |
- | + | ||
- | SoSci Survey unterstützt die Möglichkeit, | + | |
- | + | ||
- | Falls Sie Ihre E-Mail als kombinierte Text/ | + | |
- | + | ||
- | === Fragebogen-Link === | + | |
- | + | ||
- | Unter // | + | |
- | + | ||
- | * welcher Fragebogen aufgerufen werden soll, falls es im Befragungsprojekt mehrere Fragebögen gibt | + | |
- | * wie lange der Zugangsschlüssel sein soll, der im personalisierten Link verwendet wird | + | |
- | * ob der personalisierte Link das mehrfache Ausfüllen des Fragebogens erlauben soll (sinnvoll u.U. in Tagebuch-Studien) | + | |
- | * welcher Text in der HTML-Mail für den Link zum Fragebogen erscheint | + | |
- | + | ||
- | ==== E-Mail versenden ==== | + | |
- | + | ||
- | Wenn Sie die Serienmail gespeichert haben (// | + | |
- | + | ||
- | {{: | + | |
- | + | ||
- | Mit dieser Funktion können Sie die Serienmail entweder direkt verschicken oder den Versand für einen späteren Zeitpunkt (ggf. auch randomisiert) terminieren. Sie können dabei einstellen, ob die Serienmail nur an bestimmte Adressaten (Angabe per E-Mail-Adresse) __oder__ bestimmte Teilgruppen versendet werden soll. Außerdem können Sie bei Nachfassmails (Erinnerungsmails u.ä.) festlegen, welche Empfänger der ursprünglichen Einladung die Nachfassmail erhalten. | + | |
- | + | ||
- | Nach Auswahl der Zielgruppe müssen Sie sich entscheiden, | + | |
- | + | ||
- | **Wichtig: | + | |
- | + | ||
- | **Wichtig: | + | |
- | + | ||
- | ===== Verteiler verwalten ===== | + | |
- | + | ||
- | Im Menüpunkt **Einladungen versenden** -> **E-Mail-Adressen verwalten** sieht man im Karteireiter // | + | |
- | + | ||
- | Wenn Sie bei einem Eintrag auf das Bearbeiten-Symbol ({{: | + | |
- | + | ||
- | Zur Bereinigung des Verteilers (z.B. Löschen einer Teilgruppe, doppelter Adressen, etc.) finden Sie im Karteireiter //Adressen verwalten// einige nützliche Funktionen. | + | |
- | + | ||
- | ==== Fehlerhafte E-Mail-Adressen ==== | + | |
- | + | ||
- | Wenn eine E-Mail-Adresse nicht (mehr) gültig ist, erhält SoSci Survey beim Versand eine entsprechende Fehlermeldung -- meist binnen 15 Minuten, in Einzelfällen können aber bis zu 2 Tage vergehen, bevor die Fehlermeldung eingeht. Das Programm kontrolliert, | + | |
- | + | ||
- | Fehlerhafte Adressen erhalten auch in künftigen Aussendungen keine Serienmails -- es sei denn, Sie setzen den Fehlerstatus zurück. Bearbeiten Sie dafür den Eintrag ({{: | + | |
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- | Wenn Sie die korrekte Adresse des Teilnehmers kennen, können Sie diese entweder direkt eintragen ({{: | + | |
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- | Wenn Sie die Serienmail nun erneut an den/die korrigierte/ | + | |
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- | ==== Adressen später hinzufügen ==== | + | |
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- | Sie können auch nachträglich Adressen in den Verteiler aufnehmen. Eine Serienmail wird jedem Adressaten grundsätzlich nur einmal zugestellt: Das bedeutet, dass Sie die Serienmail einfach erneut versenden können -- nur die neuen Adressaten bekommen sie. | + | |
- | + | ||
- | ===== Erinnerungmails ===== | + | |
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- | Das Versenden von Erinnerungsmails (oder auch von einer zweiten Befragungswelle, | + | |
- | + | ||
- | - Eine neue Serienmail erstellen und bei // | + | |
- | - Bei //Art der Folgemail// wählen Sie " | + | |
- | - Nach dem Speichern der neuen Serienmail (// | + | |
- | + | ||
- | Sie können eine Erinnerungsmail vorab anlegen und den Versand für einen späteren Zeitpunkt terminieren. Der Teilnahmestatus, | + | |
- | + | ||
- | Grundsätzlich wird eine Erinnerungsmail nur an jene Teilnehmer verschickt, die auch die ursprüngliche Einladung bekommen haben. Je nach Einstellung beim // | + | |
- | + | ||
- | **Wichtig: | + | |
- | + | ||
- | **Hinweis: | + | |
- | + | ||
- | **Schlagworte: | + | |
- | ===== Mehrwellige Befragungen ===== | + | |
- | + | ||
- | Beim Import wird jeder E-Mail-Adresse eine individuelle Kennung zugewiesen, die im Datensatz später als Seriennummer auftaucht. Diese Kennung bleibt so lange erhalten, bis die E-Mail-Adresse aus dem Projekt gelöscht wird. | + | |
- | + | ||
- | Mehrwellige Befragungen lassen sich daher recht einfach realisieren: | + | |
- | + | ||
- | Falls in einer späteren Befragungswelle nur jene Adressaten angeschrieben werden sollen, die auch an der vorigen Welle teilgenommen haben, kann man das Nachfassmail-Funktion nutzen. Dazu gibt man beim Anlegen der Serienmail bei // | + | |
- | + | ||
- | ===== Fortsetzen von Interviews ===== | + | |
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- | Sofern man die Serienmail-Funktion oder Links mit individueller Seriennummern verwendet, " | + | |
- | + | ||
- | In der Praxis gibt es allerdings ein Problem mit dieser Funktion: Manche Teilnehmer möchten den Fragebogen zunächst einmal ansehen (also z.B. durchklicken, | + | |
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- | Deshalb überprüft SoSci Survey zu Beginn, ob der Teilnehmer beim letzten Mal überhaupt Fragen beantwortet hat. Hat der Teilnehmer mehr als 50% der gestellten (nicht aller!) Fragen unbeantwortet gelassen, beginnt der Fragebogen auf der ersten Seite. Hat er mindestens die Hälfte der gestellten Fragen beantwortet, | + | |
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- | Ab Version 2.3.06 kann man den Grenzwert zum Fortsetzen lückenhafter Interviews in der Einstellungen des Fragebogens (**Fragebogen zusammenstellen** -> Karteireiter oder Symbol " | + | |
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- | ===== Seriennummern ===== | + | |
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- | Seriennummern sind vor allem dann hilfreich, wenn man E-Mails nicht über SoSci Survey versenden möchte, sondern dafür ein externes Programm verwendet. Seriennummern erfüllen dabei zwei Funktionen: | + | |
- | + | ||
- | - Der Fragebogen kann mit einer Seriennummer nur genau einmal ausgefüllt werden. So kann man sicherstellen, | + | |
- | - Der Teilnehmer kann das Ausfüllen unterbrechen und später fortsetzen. Dies funktioniert unabhängig von der eingestellten Zugriffsbeschränkung. | + | |
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- | Ob man die Seriennummern selbst erstellt und SoSci Survey unter **Seriennummern verwalten** mitteilt oder ob SoSci Survey (unter demselben Menüpunkt) gülige Seriennummer erstellt, macht keinen Unterschied. Die Seriennummer kann man dem Teilnehmer entweder direkt im [[: | + | |
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- | Falls man mit Seriennummern mehrwellige Befragungen durchführen will, stößt man auf eine kleine Hürde: Der Teilnehmer bekommt dieselbe Seriennummer mitgeteilt (die Datensätze sollen ja einander zugeordnet werden) und kann deshalb nur das Interview vom ersten Mal fortführen. Die Lösung ist banal: Unter **Seriennummern verwalten** gibt es einen Knopf // | + | |
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- | ===== Einen Fragebogen | + | |
Möchte man in einer mehrwelligen Befragung auf die früheren Antworten eines Teilnehmers zurückgreifen, | Möchte man in einer mehrwelligen Befragung auf die früheren Antworten eines Teilnehmers zurückgreifen, | ||
- | Um das zu erreichen, muss man im Fragebogen -- dort wo die Befragung das erste mal unterbrochen werden soll -- eine Unterbrechungsseite bauen. Dazu fügt man auf einer Seite (die im Idealfall keine Frage zeigt, sondern nur eine freundliche Verabschiedung vom ersten Teil) ein Element // | + | Um das zu erreichen, muss man im Fragebogen -- dort wo die Befragung das erste mal unterbrochen werden soll -- eine Unterbrechungsseite bauen. Dazu fügt man auf einer Seite (die im Idealfall keine Frage zeigt, sondern nur eine freundliche Verabschiedung vom ersten Teil) ein Element // |
- | Um die zweite Befragungswelle zu starten, entfernt man diese Unterbrechungsseite und sagt den Teilnehmern Bescheid, dass sie den Link (man kann ihnen den Link natürlich noch einmal schicken) wieder aufrufen sollen. Es geht dann mit der nächsten Seite weiter. Der Zurück-Knopf (sofern eingeschaltet) funktioniert ebenfalls -- falls das nicht erwünscht ist, kann man ihn mittels '' | + | Um die zweite Befragungswelle zu starten, entfernt man diese Unterbrechungsseite und sagt den Teilnehmern Bescheid, dass sie den Link (man kann ihnen den Link natürlich noch einmal schicken) wieder aufrufen sollen. Es geht dann mit der nächsten Seite weiter. Der Zurück-Knopf (sofern eingeschaltet) funktioniert ebenfalls -- falls das nicht erwünscht ist, kann man ihn mittels '' |