Serienmails und SFP-Einträge

Wenn Sie eine Serienmail versenden möchten, warnt SoSci Survey evtl. vor einem „SPF-Record“ für die Absenderadresse. SPF steht für Sender Policy Framework und bedeutet, dass festgelegt wurde, welche Mailserver E-Mails mit Ihrer Absenderadresse versenden dürfen.

Zum Beispiel hätten Sie die Absenderadresse name@example.com. Jetzt möchte das Unternehmen hinter example.com natürlich nicht, dass z.B. Spammer oder Betrüger E-Mails mit ihrer Absenderadresse versenden. Technisch wäre dies problemlos möglich, deshalb wurden SPF-Records erdacht. Solch ein SPF-Eintrag für example.com könnte z.B. festlegen, dass nur der Mailserver des Unternehmens example.com, welcher die IP-Adresse 203.0.113.7 hat, E-Mails für diese Domain versenden darf.

Wenn Sie nun eine Serienmail mittels SoSci Survey versenden, wird diese standardmäßig über den Mailserver von SoSci Survey verschickt. Dieser passt nicht zum SPF-Eintrag, deshalb klassifiziert ein Spamfilter beim Empfänger die E-Mail als Betrugsversuch. Dies ist für den Rücklauf in aller Regel nicht zuträglich. Es gibt hier unterschiedliche Lösungen.

Die einfachste Lösung besteht darin, die Serienmail nicht unter der eigenen Mailadresse zu versenden, sondern mit einer Mailadresse von SoSci Survey (z.B. mailer@soscisurvey.de). In der Serienmail wird

• Als Absender dennoch Ihr Name oder Ihr Unternehmen angezeigt, z.B. Vorname Nachname mailer@soscisurvey.de und
• Ihr E-Mail-Adresse wird in der Serienmail als Antwortadresse (reply-to) hinterlegt, sodass Antworten auf die E-Mail automatisch an Ihre Mailadresse gehen und nicht an SoSci Survey.

Die generische E-Mail-Adresse können Sie direkt in der Serienmail (Einladungne verschicken → Serienmails → rechts die Serienmail auswählen) auswählen.

Als Protokoll zum Versand von E-Mails dient häufig SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Über dieses Protokoll kontaktieren E-Mail-Programme einen Mailserver, um E-Mails zu versenden. Und auch SoSci Survey kann Serienmails mittels SMTP über „fremde“ Mailserver versenden.

Natürlich möchte kein Unternehmen, dass Spam und Phising über den eigenen Mailserver verschickt wird. Deshalb ist der Zugriff auf Mailserver zugangsgeschützt. Zum Beispiel durch Benutzername und Password.

Wenn Sie einen Freemailer (gmx.de, web.de, gmail.com, …) oder den Mailserver einer Hochschule verwenden, dann sollten Sie Serienmails nicht darüber versenden. Aus zwei Gründen. Ersten sind hier sind fast immer strenge Grenzen für den Mailversand eingestellt. Der Hochschul-Mailserver erlaubt vielleicht nur 50 E-Mails pro Tag und Benutzerkonto. Schließlich möchte die Hochschule nicht, dass über ein geklautes Benutzerkonto Spam im großen Stil verschickt wird. Zweitens sollte man niemals das eigene Mailkonto in SoSci Survey eintragen, denn die Zugangsdaten werden unverschlüsselt gespeichert (s. unten).

Das Eintragen eines SMTP-Servers unter Befragungsprojekt in den Projekt-Einstellungen im Karteireiter Spezielles bei SMTP-Server für Serienmail-Versand bietet sich vor allem für Unternehmen an. Wenn Ihr Unternehmen einen eigenen Mailserver betreibt, lässt sich dort einfach ein neues Benutzerkonto anlegen, welches die benötigte Anzahl an E-Mails versenden darf.