E-Mail-Anschreiben optimieren

Häufig werden die Teilnehmer einer Befragung via E-Mail eingeladen. Je nach Gestaltung dieser Einladung kann der Rücklauf enorm variieren.

Tipp: Halten Sie die Einladung unbedingt kurz. Lange Texte schüren die Angst vor langweiligen, textlastigen Fragebögen und vertreiben potenzielle Teilnehmer.

Sehr geehrte Empfängerin, sehr geehrter Empfänger,

ich bin Studentin an der Ostbayrischen Technischen Hochschule Regensburg und schreibe derzeit meine Bachelorarbeit zum Thema „Online-Prävention und Gesundheitsförderung“. In diesem Rahmen führe ich eine Umfrage aller Teilnehmer/innen meiner Sport-Kurse durch. Daher möchte ich Sie herzlich zur Teilnahme meiner Studie einladen. Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie sich 5-10 Minuten Zeit nehmen um folgenden Fragebogen auszufüllen.

Vielen Dank!!! Katrin Zollner

Im Inhalt ist natürlich noch eine ehrliche Angabe zur Ausfüllzeit sinnvoll, denn niemand schätzt (vermeintlich böse) Überraschungen.

Weiter unten in der E-Mail darf man dann natürlich auch noch weitere Belege bringen, warum der Empfänger unbedingt mitmachen sollte:

• Die Studie ist Teil eines internationalen Forschungsprojekts der [Universität] und der [Universität].
• Wir möchten uns im Voraus für Ihre Teilnahme bedanken und laden Sie am Ende des Fragebogens zu einer Verlosung um [Anzahl] Geschenkgutscheine im Wert von je 20 Euro ein.
• Diese Studie wird durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung gefördert.
• Die Teilnahme an der Befragung ist anonym und selbstverständlich freiwillig.

An das Ende der E-Mail gehört selbstverständlich noch eine Grußformel mit Name, Uni/Organisation und (knappen) Kontaktdaten.