E-Mail-Anschreiben optimieren

Häufig werden die Teilnehmer einer Befragung via E-Mail eingeladen. Je nach Gestaltung dieser Einladung kann der Rücklauf enorm variieren.

Tipp: Halten Sie die Einladung unbedingt kurz. Lange Texte schüren die Angst vor langweiligen, textlastigen Fragebögen und vertreiben potenzielle Teilnehmer.

Regelmäßig sieht ein Anschreiben aus wie folgt:

Sehr geehrte Empfängerin,
sehr geehrter Empfänger,

ich bin Student(in) am [Name des Instituts] und schreibe derzeit
meine Bachelorarbeit bei [Name des Professors/Betreuers]
zum Thema [wenig verständliche Beschreibung des Themas]. In diesem
Rahmen führe ich eine Umfrage unter [Beschreibung der Zielgruppe] durch.

Das mag auf den ersten Blick ansprechend klingen – es wird aber nur wenige Personen zur Teilname an der Befragung gewinnen.

Warum nicht? Weil nicht der Blickwinkel des Adressaten eingenommen wird. Das Anschreiben ist rein ich-bezogen und geht in keiner Weise darauf ein, was der Adressat eigentlich will. Außerdem setzt es eine Menge Vorwissen voraus, z.B. was es mit Instituten auf sich hat und wer dieser ominöse Professor ist. Auch die Zielgruppe ist für den Empfänger erstmal wenig hilfreich, wenn er entscheiden soll, ob diese Mail lesenswert ist oder nicht. Folgende Variante versucht dagegen, die Motive Neugier und Fortschritt beim Addressaten zu aktivieren:

Sehr geehrte Empfängerin,
sehr geehrter Empfänger,

an der [Name der Universität] führen wir eine wissenschaftliche Studie
dazu durch, wie/was/wer [Thema anhand einer zentralen Frage angerissen].
Im Rahmen einer Abschlussarbeit möchte ich Sie gerne zu einer
interessanten Befragung einladen.

Natürlich schadet es auch nicht, überschwänglich freundlich zu sein:

Sehr geehrte Empfängerin,
sehr geehrter Empfänger,

wir möchten Sie herzlich zu einer Studie einladen, in der es um
[kurzes Stichwort] geht -- ganz unabhängig davon, wie oft und wie gerne
Sie [eventuell als Ausschlusskriterium aufgefasster Sachverhalt].

Wir würden uns ausgesprochen freuen, wenn Sie sich [Dauer] Minuten Zeit
nehmen und folgenden Fragebogen ausfüllen:
%%https://www.soscisurvey.de/meinFragebogen%%

Im Inhalt ist natürlich noch eine ehrliche Angabe zur Ausfüllzeit sinnvoll, denn niemand schätzt (vermeintlich böse) Überraschungen.

Weiter unten in der E-Mail darf man dann natürlich auch noch weitere Belege bringen, warum der Empfänger unbedingt mitmachen sollte:

• Die Studie ist Teil eines internationalen Forschungsprojekts der [Universität] und der [Universität].
• Wir möchten uns im Voraus für Ihre Teilnahme bedanken und laden Sie am Ende des Fragebogens zu einer Verlosung um [Anzahl] Geschenkgutscheine im Wert von je 20 Euro ein.
• Diese Studie wird durch das Bundesministerium für Bildung und Forschulng gefördert.
• Die Teilnahme an der Befragung ist anonym und selbstverständlich freiwillig.

An das Ende der E-Mail gehört selbstverständlich noch eine Grußformel mit Name, Uni/Organisation und (knappen) Kontaktdaten.