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en:survey:mailing-checklist [13.04.2018 11:34] – anna.claus.427 | en:survey:mailing-checklist [13.04.2018 14:55] – anna.claus.427 | ||
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* If not all participants are supposed to get the mailings at the same time, you created subgroups of participants. | * If not all participants are supposed to get the mailings at the same time, you created subgroups of participants. | ||
* You have prepared the text for the mailing. | * You have prepared the text for the mailing. | ||
- | * You did a thorough [: | + | * You did a thorough |
This checklist is meant for invitations for one-wave studies (cross sectional designs) in cases when the addresses of participants are known in advance. For multi-wave studies (longitudinal designs) and/or studies with [[: | This checklist is meant for invitations for one-wave studies (cross sectional designs) in cases when the addresses of participants are known in advance. For multi-wave studies (longitudinal designs) and/or studies with [[: | ||
- | * Anlegen der Serienmail | + | * Compose Mailing |
- | - Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie in der Serienmail evtl. mit unterschiedlichen Einstellungen herumprobiert haben, legen Sie zur Sicherheit eine neue Serienmail an. | + | - If you are unsure, whether you have tested different settings |
- | - Tragen Sie in der Serienmail | + | - Type the //subject// and the //Content |
- | - Überprüfen sie, dass im Text der Platzhalter | + | - Make sure that the wildcar |
- | - Speichern Sie die Serienmail und kontrollieren Sie unten die Vorschau. | + | - Safe the mailing and check the preview. |
- | - Falls Sie eine personalisierte Anrede verwenden | + | - In case you are using a personalized salutation |
- | - Außerdem muss dort ein Link in folgendem Format stehen:\\ '' | + | - In addition, you should see a link that looks somewhat like this \\ '' |
- | - Wenn alles passt, klicken Sie (sofern gewünscht) auf den Knopf // | + | - If everything is correct, click //Create |
- | * Einstellungen der Serienmail kontrollieren | + | * Check Settings of the Mailing |
- | - Unter //Erinnerung/Folgemail// sollten Sie bei // | + | - Make sure that in the tab //Reminder or Follow up// "This is no reminder/follow up mailing" |
- | - Unter //Fragebogen-Link// wählen Sie bei //Fragebogen// bitte den Fragebogen aus, welchen die Teilnehmer ausfüllen sollen. Wenn sie ihn explizit auswählen und nicht "Standard-Fragebogen", | + | - In the tab //Questionnaire URL// you select the questionnaire, |
- | - Das Feld //Link HTML// | + | - The field //Hyperlink |
- | - **Tipp:** Die Einstellungen für //Fragebogen//, //Sprache//, //Mehrfachteilnahme// und //Gültigkeit begrenzen// werden ausgelesen, wenn ein Teilnehmer auf den personalisierten Link in der Einladung klickt. Änderungen nach Versand der Serienmail bleiben also nicht folgenlos. | + | - **Hint:** The settings for //Questionnaire//, //Language//, //Multiple submissions//, and //Limit validity// are read whenever participants click on their personaized link in the mailing. Thus changes in the settings after sending the mailing do have consequences. |
- | * Fragebogen-Einstellungen | + | * Questionnaire Settings |
- | - Prüfen Sie, ob unter **Fragebogen zusammenstellen** -> //Einstellungen// der Zugriffsmodus | + | - Check that in **Compose questionnaire** -> //Settings// the access restriction |
- | - Überprüfen Sie bei **Befragungsprojekt** -> **Projekt-Einstellungen**, ob der korrekte Befragungszeitraum eingestellt ist. Für den Test sollte der Befragungszeitraum schon mit dem aktuellen Datum starten, sodass Sie gleich auf den Fragebogen zugreifen können. | + | - Check that in **Survey Project** -> **Project Settings** the correct survey administration period has been selected. For testing, this period should start with the current date, so you can immediately test the questionnaire. |
- | * Test-Versand | + | * Test-Mailing |
- | - Klicken Sie nun oben auf das Brief-Symbol, | + | - Click on the envelope symbol on top to send out the mailing |
- | - Prüfen Sie, ob oben auf der Seite Hinweise oder Warnungen erscheinen | + | - Check whether warnings or errors occur (e.g. refering to the survey administration period). |
- | - Tragen Sie bei //Empfänger einzeln auswählen// die E-Mail-Adressen ein, die Sie zum Testen vorgesehen haben. | + | - Enter in //Specify individual recipients// the e-mail addresses of your test mailings. |
- | - Wählen Sie bei //Zeitpunkt für den Versand// die Option | + | - Chose as //Sending Date and Time// the option |
- | - Klicken Sie unten auf //Überprüfen//. | + | - Click //Check// at the bottom of the page. |
- | - Kontrollieren Sie bei //Versand-Information//, dass die Serienmail tatsächlich nur an eine oder zwei Adressen verschickt wird, je nachdem, wie viele Testadressen Sie angegeben haben. | + | - Check the //Sending Statistics// to make sure that the mailing goes out only to one or two recipients (depending on how many test e-mail addresses you have entered). |
- | - Klicken Sie unten auf den Knopf //Vorschau// und kontrollieren Sie in der Vorschau nochmal Empfänger, Anrede, Text (Rechtschreibung und Formatierung) und den Link zum Fragebogen, der weiterhin auf eine URL mit Sternchen am Ende verweisen sollte. | + | - Click the //Preview//-button and check once again the recipient, salutation, text (including spelling and formatting) as well as the link to the questionnaire, which should be a URL with asterisks at the end. |
- | - Versenden Sie die Serienmail mittels | + | - Send the mailing by clicking |
- | - Sie E-Mail sollte zeitnah in Ihrem Postfach eintreffen. Kontrollieren Sie hier nochmal alles. | + | - You should get the e-mail promptly. Check the e-mail once again. |
- | - Testen sie nun insbesondere, ob Sie den Fragebogen aufrufen können, ob es der richtige Fragebogen ist und ob sie ihn ausfüllen können. | + | - Please test, whether you can access the questionnaire, whether it is the correct questionnaire, |
- | * Korrekturen | + | * Corrections |
- | * Falls beim Test Fehler auffallen, dann führen Sie den Test-Versand erneut durch. | + | * In case you find errors, repeat the test mailing process. |
- | * Löschen Sie dafür die Test-Adressen und importieren Sie sie erneut. Für SoSci Survey | + | * Delete the test addresses and import them again into the list of contacts. As a consequence, |
- | * Versand der Serienmail | + | * Send Mailing |
- | - Klicken Sie unter **Einladungen verschicken** -> **Serienmails** bei der richtigen Serienmail auf //Versand der Serienmail//. | + | - Click in **Initation Mailings** -> **Mailings** for the correct mailing on //Sending the Mailing//. |
- | - Wählen Sie bei //Empfänger nach Teilgruppen// eventuell die Teilgruppe aus, an welche die Serienmail verschickt werden soll. | + | - Chose in //Send mailing to following subgroup// a specific subgroup of recipients, who should get the mailing. |
- | - Wählen Sie beim //Zeitpunkt für den Versand// entweder | + | - Chose in //Sending Date and Time// either |
- | - Klicken Sie auf //Überprüfen//. | + | - Click //Check//. |
- | - Prüfen Sie die Anzahl der Empfänger bei //Versand-Information//. | + | - Check the number of recipients in //Sending Statistics//. |
- | - Prüfen Sie den //Zeitpunkt für den Versand//. | + | - Check the //Sending time//. |
- | - Klicken Sie auf //Vorschau// und prüfen Sie nochmal Anrede und Text. | + | - Click on //Preview// and check salutation and text. |
- | - Bestätigen Sie mit //Bestätigen//. | + | - Confirm by clicking on //Confirm//. |
- | - Falls Sie als Zeitpunk | + | - In case you chose "send immediately", |
- | * Kurz nach dem Versand | + | * Shortly after Sending the Mailing |
- | - Wählen Sie unter **Einladungen verschicken** -> **Adressliste** bei //Teilnahmestatus zeigen für// die Serienmail aus, die Sie verschickt haben. | + | - Chose in |
- | - Klicken Sie auf den Pfeil hinter | + | - Click on the arrow behind the // |
- | - Klicken Sie nochmal auf den Pfeil hinter | + | - Click again on the arrow behing the //Status// -- the first dots should change from red to yellow, once the participants click on the hyperlink in their mailing. When participants reach the last page of the questionnaire, the color changes to green. To refresh the status you can either resfresh the page (F5) or click on the arrow behind the status. |