Serienmail Checkliste

Diese Checkliste soll Ihnen helfen, Fehler beim Versand von Serienmails zu vermeiden. Folgendes wird vorausgesetzt:

• Sie haben die E-Mail-Adressen der Teilnehmer in die Adressliste eingelesen.
• Sie haben auch Ihre eigene Mailadresse und die eines Kollegen mit eingelesen (auf dem gleichen Wege wie die anderen Mailadressen).
• Es sind insgesamt weniger als 5000 E-Mail-Adressen oder Sie haben in den Projekt-Einstellungen unter Spezielles die Daten eines SMTP-Servers hinterlegt. Letzteres ist auch erforderlich, wenn Ihr Unternehmen einen SPF-Domaineintrag hat, der verbietet, dass SoSci Survey E-Mails im Namen Ihres Unternehmens verschickt.
• Falls nicht alle Teilnehmer zum gleichen Zeitpunkt die gleiche Serienmail erhalten sollen, sind die Teilnehmer in Teilgruppen eingeteilt.
• Sie haben den Text für die Serienmail vorliegen.
• Sie haben einen gründlichen technischen Funktionstest des Fragebogens durchgeführt.

Diese Checkliste bezieht sich auf die Einladung zu einer einwelligen Studie (Querschnittsdesign), wenn die Adressen der Teilnehmer vorab bekannt sind. Für mehrwellige Studien und/oder Studien mit Selbstrekrutierung der Teilnehmer sind weitere Feinheiten zu beachten.

• Anlegen der Serienmail (Einladungen verschicken → Serienmails)
  1. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie in der Serienmail evtl. mit unterschiedlichen Einstellungen herumprobiert haben, legen Sie zur Sicherheit eine neue Serienmail an.
  2. Tragen Sie in der Serienmail Betreff und den Inhalt (Text-Version) ein.
  3. Überprüfen sie, dass im Text der Platzhalter %link% steht.
  4. Speichern Sie die Serienmail und kontrollieren Sie unten die Vorschau.
  5. Falls Sie eine personalisierte Anrede verwenden (Platzhalter %salut%) sollten Sie diese in der Vorschau erkennen.
  6. Außerdem muss dort ein Link in folgendem Format stehen:
     https://<Link-zum-Fragebogen>/?d=*********
  7. Wenn alles passt, klicken Sie (sofern gewünscht) auf den Knopf HTML aus Text-Version erstellen. Kontrollieren Sie erneut die Vorschau, nehmen Sie ggf. Formatierungen im HTML-Code vor, ändern Sie aber nichts am Platzhalter %link.html%.
• Einstellungen der Serienmail kontrollieren
  1. Unter Erinnerung/Folgemail sollten Sie bei Erinnerung/Folgemail für sicherstellen, dass eingestellt ist „Dies ist keine Erinnerung bzw. Folgemail“.
  2. Unter Fragebogen-Link wählen Sie bei Fragebogen bitte den Fragebogen aus, welchen die Teilnehmer ausfüllen sollen. Wenn sie ihn explizit auswählen und nicht „Standard-Fragebogen“, vermindern Sie das Risiko, dass die Teilnehmer zum falschen Fragebogen gelangen (z.B. weil man während der Erhebung den Standard ändert). Speichern nicht vergessen.
  3. Das Feld Link HTML sollte leer bleiben. Den Titel des Links können Sie ggf. unter Inhalt bei Beschriftung des Fragebogen-Links anpassen.
  4. Tipp: Die Einstellungen für Fragebogen, Sprache, Mehrfachteilnahme und Gültigkeit begrenzen werden ausgelesen, wenn ein Teilnehmer auf den personalisierten Link in der Einladung klickt. Änderungen nach Versand der Serienmail bleiben also nicht folgenlos.
• Fragebogen-Einstellungen
  1. Prüfen Sie, ob unter Fragebogen zusammenstellen → Einstellungen der Zugriffsmodus „Serienmail“ ausgewählt ist.
  2. Überprüfen Sie bei Befragungsprojekt → Projekt-Einstellungen, ob der korrekte Befragungszeitraum eingestellt ist. Für den Test sollte der Befragungszeitraum schon mit dem aktuellen Datum starten, sodass Sie gleich auf den Fragebogen zugreifen können.
• Test-Versand
  1. Klicken Sie nun oben auf das Brief-Symbol, um die Serienmail (erstmal testweise) zu versenden.
  2. Prüfen Sie, ob oben auf der Seite Hinweise oder Warnungen erscheinen (z.B. zum Befragungszeitraum).
  3. Tragen Sie bei Empfänger einzeln auswählen die E-Mail-Adressen ein, die Sie zum Testen vorgesehen haben.
  4. Wählen Sie bei Zeitpunkt für den Versand die Option „Sofort versenden“.
  5. Klicken Sie unten auf Überprüfen.
  6. Kontrollieren Sie bei Versand-Information, dass die Serienmail tatsächlich nur an eine oder zwei Adressen verschickt wird, je nachdem, wie viele Testadressen Sie angegeben haben.
  7. Klicken Sie unten auf den Knopf Vorschau und kontrollieren Sie in der Vorschau nochmal Empfänger, Anrede, Text (Rechtschreibung und Formatierung) und den Link zum Fragebogen, der weiterhin auf eine URL mit Sternchen am Ende verweisen sollte.
  8. Versenden Sie die Serienmail mittels Bestätigen.
  9. Sie E-Mail sollte zeitnah in Ihrem Postfach eintreffen. Kontrollieren Sie hier nochmal alles.
  10. Testen sie nun insbesondere, ob Sie den Fragebogen aufrufen können, ob es der richtige Fragebogen ist und ob sie ihn ausfüllen können.
• Korrekturen
  • Falls beim Test Fehler auffallen, dann führen Sie den Test-Versand erneut durch.
  • Löschen Sie dafür die Test-Adressen und importieren Sie sie erneut. Für SoSci Survey sind es dann neue Adresseinträge, welche die Serienmail nochmals erhalten dürfen. Alternativ (und solange der Link nicht benutzt wurde) können Sie die Adresseinträge in der Adressliste zum Bearbeiten anklicken und unten auf Versandstatus zurücksetzen klicken.
• Versand der Serienmail
  1. Klicken Sie unter Einladungen verschicken → Serienmails bei der richtigen Serienmail auf Versand der Serienmail.
  2. Wählen Sie bei Empfänger nach Teilgruppen eventuell die Teilgruppe aus, an welche die Serienmail verschickt werden soll.
  3. Wählen Sie beim Zeitpunkt für den Versand entweder „Sofort versenden“ oder „Versand zu einem bestimmten Zeitpunkt“.
  4. Klicken Sie auf Überprüfen.
  5. Prüfen Sie die Anzahl der Empfänger bei Versand-Information.
  6. Prüfen Sie den Zeitpunkt für den Versand.
  7. Klicken Sie auf Vorschau und prüfen Sie nochmal Anrede und Text.
  8. Bestätigen Sie mit Bestätigen.
  9. Falls Sie als Zeitpunk „Sofort versenden“ ausgewählt haben, kontrollieren Sie, ob der Versand abgeschlossen wird oder aufgrund von Fehlern pausiert und manuell fortgesetzt werden muss.
• Kurz nach dem Versand
  1. Wählen Sie unter Einladungen verschicken → Adressliste bei Teilnahmestatus zeigen für die Serienmail aus, die Sie verschickt haben.
  2. Klicken Sie auf den Pfeil hinter Status, um nach dem Versand- und Teilnahmestatus zu sortieren. Kontrollieren Sie, dass alle Adressen eine E-Mail erhalten haben (roter Punkt), die eine E-Mail erhalten sollten. Wer einen grauen Punkt hat, hat noch keine E-Mail erhalten.
  3. Klicken Sie nochmal auf den Pfeil hinter Status – die ersten Punkte sollten von rot auf gelb wechseln, wenn die Teilnehmer den Link aufrufen. Wenn sie die letzte Seite des Fragebogens erreichen, wechselt die Farbe auf grün. Sie müssen für die Anzeige des aktuellen Status die Liste erneut laden (F5) oder auf den Pfeil hinter Status klicken.