Anmeldeformular für eine Veranstaltung

Ein häufiger Anwendungsfall ist, dass man per E-Mail die Einladung zu einer Veranstaltung versendt, und die Adressat:innen eine Rückmeldung geben sollen, ob sie kommen oder nicht. Diese Anleitung beschreibt Schritt für Schritt, wie man die Einladung und Rückmeldung in SoSci Survey gestaltet.

Im ersten Schritt erstellen Sie im Benutzerkonto unter Projekte (⥂ Symbol rechts oben in der orangen Leiste) ein neues Befragungsprojekt (ganz unten „Neues Befragungsprojekt anlegen“).

Die Liste der Personen, die eingeladen werden sollen, sollte als Tabelle (z.B. als Excel-Datei oder CSV) vorliegen. Es muss mindestens die E-Mail-Adresse (oder Mobilfunknummer, falls die Einladung per SMS verschickt wird) vorliegen. Im Idealfall enthält die Liste in separaten Spalte auch noch Vorname, Nachname, akademischen Titel und das Geschlecht für die Anrede (w/m/- oder Frau/Herr).

Wählen Sie in dem neu erstellten Befragungsprojekt links in der Navigation unter Steuerung die Adressliste.

Exkurs: Sofern Sie keinen eigenen Befragungsserver verwenden, fordert SoSci Survey Sie evtl. auf, einen AVV zu vereinbaren. Da Adressdaten personenbezogene Daten sind und damit der DSGO unterliegen (Personenbezogene Daten) sind Sie nach Art. 28 der DSGVO verpflichtet, einen AVV mit dem Subunternehmer, also mit dem Betreiber des Servers zu vereinbaren. SoSci Survey stellt durch die Aufforderung sicher, dass Sie diese rechtliche Verpflichtung nicht vergessen.

Wählen Sie unter Adressliste → Adressen hinzufügen im Abschnitt Import aus Excel-Tabelle oder CSV als Datei Ihre Excel- oder CSV-Datei aus, und bestätigen Sie mit dem Knopf Importieren.

Im ersten Schritt erhalten Sie eine Vorschau der Tabelle, bei CSV-Dateien müssen Sie evtl. noch Einstellungen für den Import anpassen. Nach dem Klick auf Weiter sehen Sie eine Tabelle, in welcher Sie jeder Spalte aus Ihrer Adresstabelle zuordnen müssen, welche Daten die enthält. Vorsicht, die Spalten sind hier als Zeilen dargestellt.

• Wählen Sie für jene Spalte, welche die E-Mail-Adresse enthält in dem Dropdown ganz rechts „E-Mail“.
• Falls Ihre Tabelle auch Geschlecht/Anrede, Titel, Vor- und Nachname enthält, weisen Sie die entsprechenden Spalten bitte ebenfalls zu.
• Spalten, die Sie nicht benötigen, stellen Sie auf „[Bitte auswählen]“.
• Und wenn Sie z.B. für das Anschreiben oder das Formular noch zusätzliche Daten zuspielen möchten, dann können Sie dafür die benutzerdefinierten Felder verwenden.

Nachdem wir den Namen später in das Anmeldeformular übernehmen möchten, wählen Sie bitte bei Datenschutz die Option „personenbezogen“. Klicken Sie auf Importieren, um die Adressliste zu importieren.

Falls Sie Fehlermeldungen zu ungültigen E-Mail-Adresse erhalten, können Sie

• Entweder Ihre Liste korrigieren und erneut importieren. In der Standardeinstellung importiert SoSci Survey die Adressen nicht doppelt (Einstellung Daten aktualisieren, falls die E-Mail-Adresse bereits vorhanden ist).
• Oder Sie können in derAdressliste mit dem Plus-Symbol rechts oben einzelne Adressen manuell nachtragen.

Unter Adressliste → Adresseinträge verwalten können Sie bei Bedarf nochmal kontrollieren, wie viele Adressen insgesamt in der Adressliste vorliegen.

Erstellen Sie links oben in der Navigation bei Fragenkatalog eine Neue Rubrik mit der Kennung „AD“ und der Bezeichnung „Anmeldedaten“.

Unter Frage hinzufügen tragen Sie als Beschreibung „Name“ ein und wählen als Typ unter „Texteingabe“ den Fragetyp „Texteingabe offen“ im Abschnitt Texteingabe. Mit dem Knopf zum Speichern () erstellen Sie die neue Frage.

Im Abschnitt Items tragen Sie bitte in zwei Zeilen folgendes ein:

Vorname:
Nachname:

Klicken Sie anschließend rechts oben erneut auf den Knopf zum Speichern ().

Nach dem Speichern tragen Sie unter Items → Breite bitte noch jeweils 250 Pixel ein, um die Breite der Eingabefelder zu beschränken.

Klicken Sie links im Fragenkatalog unter AD Anmeldedaten erneut auf Frage hinzufügen:

• Bezeichnung: „Teilnahme“
• Typ: „Auswahl“

Nach dem Speichern tragen Sie als Frage-Text bitte ein:

  Werden Sie an der Veranstaltung am 27. Juni 2025 teilnehmen?
  

Und im Abschnitt Antwortoptionen:

  Ich nehme teil
  Ich nehme mit Begleitung teil
  Ich kann leider nicht teilnehmen

Rechts oben klicken Sie noch auf das kleine Quadrat unter Prüfung und wählen, dass diese Frage beantwortet werden muss. Speichern sie anschließend noch einmal.

Klicken Sie links im Fragenkatalog unter AD Anmeldedaten auf Text hinzufügen:

• Beschreibung: „Begrüßung“
• Darstellung: „Einfacher Texte“ (Voreinstellung)

Als Überschrift tragen Sie bitte ein

  Anmeldung zur Veranstaltung
  

Und im Inhalt ist es sinnvoll, Ort und Zeit der Veranstaltung zu kommunizieren.

  Zur Planung der Veranstaltung möchten wir Sie um Rückmeldung bitten,
  ob wir Sie am 27. Juni 2025 unter dem Siegestor erwarten dürfen.
  
  

Sofern man den Adressat:innen die Möglichkeit geben möchte, ihre Anmeldung während der Anmeldezeitraums noch zu aktualisieren, ist es zielführend einen weiteren Text zu erstellen.

Klicken Sie links im Fragenkatalog unter AD Anmeldedaten erneut auf Text hinzufügen:

• Beschreibung: „Verabschiedung“
• Darstellung: „Einfacher Texte“ (Voreinstellung)
• Überschrift: Danke für Ihr Rückmeldung

Notieren Sie im Inhalt die Möglichkeit, die Angaben nochmal zu ändern.

  Ihre Rückmeldung wurde gespeichert.

  Sie können die Angaben mit dem Knopf "Angaben ändern" links unten noch ändern.
  Verwenden Sie bei Bedarf bitte den Link aus der E-Mail, um die Angaben auch zu
  einem späteren Zeitpunkt noch zu aktualisieren.

Die Abfolge der vorher erstellten Elemente erfolgt unter Fragebogen zusammenstellen. Außerdem werden dort die Informationen aus dem Adresseintrag ermittelt, um die Namensfelder vorauszufüllen.

Ziehen Sie mittels Drag & Drop die folgenden Elemente aus der Liste rechts untereinander auf Seite 01 des Fragebogens:

• Begrüßung
• Name
• Teilnahme

Klicken Sie auf Neue Seite um eine zweite Seite zu erstellen, ziehen Sie auf dieser Seite von rechts unten das Element

• Verabschiedung

Ziehen Sie außerdem von rechts ein Element PHP-Code auf Seite 2, und tragen Sie folgenden Inhalt ein.

option('backbutton', 'Angaben ändern');
option('nextbutton', false);
setStatus('complete');

Dieser Steuercode sorgt dafür, dass ein Zurück-Knopf mit der Beschriftung „Angaben ändern“ angezeigt wird, dass kein Weiter-Knopf angezeigt wird, und dass der Fall im Datensatz als „complete“ markiert wird.

Klicken Sie oben noch auf die Seite 01 und ziehen Sie ein Element „PHP-Code“ an den Anfang der Seite. Tragen Sie folgenden PHP-Code ein:

$person = panelData();
if ($person) {
  preset('AD01_01', $person['firstname']);
  preset('AD01_02', $person['lastname']);
}

Die erste Zeile liest die Informationen aus dem Adresseintrag aus und legt sie in der PHP-Variable $person ab. Falls entsprechende Informationen vorliegen werden die Variablen „AD01_01“ und „AD01_01“ mit dem Vor- und Nachnamen der Person vorbelegt.

Die Variablennamen setzen sich zusammen aus der Kennung der Namensfrage „AD01“ und der Nummer des Eingabefelds. Sie können die Variablennamen auch in der Frage im Karteireiter Variablen nachsehen oder über die Navigation in der Variablen-Übersicht.

Falls sich ausschließlich die Personen mit einer persönlichen Einladung anmelden dürfen, wählen Sie im Fragebogen den Karteireiter Zugriff die Option Serienmail / Teilnahme-URL und speichern Sie mit OK.

Falls Sie die Option Öffentlich auswählen, können sich auch weitere Personen mit dem Link zum Fragebogen anmelden.

Die Einladungsmail wird zunächst nur als Vorlage erstellt, sie wird noch nicht versendet.

Klicken Sie auf Einladungen verschicken → Serienmails und verwenden Sie das Plus-Symbol rechts oben, um eine neue Serienmail vorzubereiten. Tragen Sie Folgendes ein:

• Beschreibung: „Einladung“
• Betreff: „Einladung zu unserer Veranstaltung am 25. Juni 2025“
• Link/Knopf: „Zur Anmeldung“

Im Inhalt (Text-Version) lassen Sie bitte die Platzhalter %salut% und %link% stehen. Zum Beispiel:

%salut%,

wir möchten Sie herzlich zu unserer Veranstaltung am 25. Juni 2025 einladen.

Bitte geben Sie uns unter folgendem Link Bescheid, ob wir mit Ihnen rechnen können:
%link%

Viele Grüße
Ihre Gastgeber:innen

Klicken Sie auf das Symbol rechts oben (), um die Serienmail zu speichern. Anschließend sehen Sie unten eine Vorschau für einen zufälligen Adresseintrag aus Ihrer Adressliste.

Klicken Sie in der Navigation auf Adressliste und verwenden Sie das Plus-Symbol rechts oben, um einen zusätzlichen Adresseintrag zu erstellen. Tragen Sie hier Ihre eigenen Daten ein – entweder nur die E-Mail-Adresse oder, wenn Sie generell auch weitere Informationen importiert haben, auch Name und das Geschlecht, das für die Anrede erstellt werden soll. Legen Sie außerdem folgende Einstellungen fest:

• Datenschutz: „Personenbezogen“
• Fragebogen-Entwicklung: Häkchen bei „Fragebogen im Debugging-Modus starten“

SoSci Survey öffnet nach dem Speichern direkt das Formular für einen weiteren Adresseintrag. Wechseln Sie über die Navigation zurück zur Adressliste und geben Sie oben im Suchfeld Ihren Namen ein, und bestätigen Sie mit OK.

Ihre E-Mail-Adresse sollte orange angezeigt werden. Das bedeutet, dass es sich um einen Test-Eintrag handelt, sodass der Link auch vor dem Start des offiziellen Zeitraums funktioniert und dass zusätzliche Informationen angezeigt werden.

Klicken Sie auf das Stift-und-Zettel Symbol (), um die Detailansicht des Adresseintrags zu öffnen. Scrollen Sie dann ganz nach unten und klicken Sie bei Erhaltene Serienmails auf den Briefumschlag ().

Falls Sie mit dem Inhalt der Serienmail noch nicht zufrieden sind, ändern Sie diesen und klicken Sie im Adresseintrag (ganz unten) anschließend auf die beiden verschlungenen Pfeile, um den Versandstatus zurückzusetzen und anschließend mit dem Briefumschlag-Symbol die E-Mail erneut zu versenden.

Testen Sie anschließend auch den Link in der Serienmail, die Sie erhalten haben. Wenn Sie in Ihrem Adresseintrag das Kreuzchen bei „Fragebogen im Debugging-Modus starten“ gesetzt haben, wird oben im Formular eine gelbe Leiste angezeigt. Diese wird bei den anderen Adressat:innen später nicht gezeigt.

Unter Textbausteine u. Beschriftung können Sie bei Fehlende Antworten ggf. noch die Meldung anpassen, welche gezeigt wird, wenn jemand bei der Teilnahme-Frage nichts auswählt.

  Bitte wählen Sie eine der Optionen aus.

Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf das Zahnrad rechts oben (), um zu den Projekt-Einstellungen zu gelangen. Dort legen Sie im Karteireiter Fragebogen veröffentlichen beim Befragungszeitraum den ersten und letzten Tag des Zeitraums fest, in dem die Anmeldung möglich sein soll. Speichern Sie mit dem Knopf rechts oben ().

Um die Einladungen zu versenden, klicken Sie bitte auf Einladungen verschicken → Serienmails und dann auf das Briefumschlag-Symbol neben der Serienmail in der Liste.

Ganz unten unter Zeitpunkt für den Versand können Sie auswählen, ob der Versand sofort („Sofort versenden“) oder zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt („Versand zu einem bestimmten Zeitpunkt“) erfolgen soll. In beiden Fällen haben Sie noch die Möglichkeit, die E-Mails zu überprüfen, bevor diese verschickt werden. Wählen Sie eine der Optionen, geben Sie ggf. einen Zeitpukt ein, und klicken sie auf Weiter.

Auf der nächsten Seite wird nochmal angezeigt, an wie viele Adresseinträge die E-Mail verschickt werden soll. Klicken Sie unten in der Mitte auf den Knopf Vorschau, um eine Vorschau für alle E-Mails zu bekommen.

Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken sie auf den Knopf Bestätigen, um den Versand zu starten bzw. den Versandtermin zu bestätigen. Falls Sie die Option „Sofort versenden“ gewählt haben, lassen Sie die Seite geöffnet bis alle E-Mails verschickt wurden.

Unter Erhobene Daten → Daten ansehen können Sie die Anmeldungen live verfolgen.

Unter Erhobene Daten → Daten herunterladen können Sie oben den Kartereiter „Excel“ auswählen, und mit dem Knopf Datensatz → Herunterladen weiter unten die Liste als Tabelle abrufen.

Unter Einladungen verschicken können Sie eine zweite Serienmail als „Erinnerungsmail“ für die Einladung erstellen und versenden. Stellen Sie sicher, dass Sie im Karteireiter Erinnerungen/Folgemail bei Erinnerung/Folgemail für die „Einladung“ auswählen. Nur so ist sichergestellt, dass Sie den Versand auf säumige Adressat:innen einschränken können und dass die Personen keinen zweiten Link erhalten, mit dem sie sich erneut anmelden könnten.