Glaubt man den E-Mail, die bei SoSci Survey eingehen, rückt der Datenschutz seit 2010 zunehmen in das Bewusstsein von Projektleitern.
Hintergrund ist meist, dass SoSci Survey in einer Mitarbeiterbefragung eingesetzt werden soll. Aber auch wissenschaftliche Studien setzen sich mit der Problematik häufiger auseinander. Gut so – denn oft scheitern legitime Befragungen daran, dass eben nicht alle Zweifel am Datenschutz im Vorfeld geklärt wurden.
Im Folgenden gibt es generelle Hinweise zum Datenschutz in Onlinebefragungen sowie konkrete Hinweise zum Umsetzung mit SoSci Survey. Denn das oFb-Team betreibt einigen Aufwand, um sozialwissenschaftliche Forschung unter zuverlässiger Einhaltung des Datenschutzes zu ermöglichen.
Vor allem in Unternehmen ist es u.U. sehr einfach, von der IP-Adresse eines Befragungsteilnehmers auf die Person zu schließen.
Ob die IP-Adresse eines Teilnehmers im Datensatz aufgezeichnet wird, kann man in den Projekteinstellungen eines oFb-Projekts festlegen. Da die IP-Adresse ohnehin nur sehr begrenzten Wert hat, kann man auf sie in aller Regel verzichten.
Um auch die Rekonstruktion von IP-Adressen aus Befragungszeitpunkt und Server-Logfiles auszuschließen, ist der oFb-Server SoSciSurvey.de so konfiguriert, dass in Zugriffs- und Fehler-Logs nur die ersten beiden Bytes der IP-Adressen gespeichert werden. Diese verkürzte IP-Adresse gilt als zuverlässige Anonymisierung.
Neben der IP-Adresse übermittelt der Browser bei jedem Aufruf einer Internet-Seite weitere Daten (u.a. eine Browser-Kennung, das verwendete Betriebssystem oder Spracheinstellungen). Solche Daten werden mit der gestellten Anfrage (Internet-Adresse) und Zeitstempel standardsmäßig (so auch bei SoSci Survey) in einem Logfile auf dem Server gespeichert. So sind z.B. Statistiken möglich, welche Browserversionen die Befragten verwenden und welche Techniken (z.B. in JavaScript-basierten Fragen) man folglich im Fragebogen einsetzen kann, ohne relevante Benutzergruppen auzuschließen.
Der Zeitpunkt eines Fragebogen-Aufrufs sowie die Bearbeitungszeiten für die einzelnen Seiten werden bei SoSci Survey standardmäßig in den Datensatz übernommen. Weitere Daten werden normalerweise nicht übertragen, es sei denn, man aktiviert in den Datenschutzeinstellungen des Befragungsprojekts entsprechende Optionen.
Sofern man keine Fragen mit Reaktionszeitmessung verwendet, speichert SoSci Survey keine Klickzeiten innerhalb von Fragebogen-Seiten. Die Bewegungen des Mauszeigers (Clickstream) werden ebenfalls nicht vom Programm aufgezeichnet.
Ein Cookie ist ein Datenfragment (i.d.R. eine eindeutige Benutzerkennung), die der Browser bei jedem Seitenaufruf innerhalb einer Domain an den Server übermittelt. Für die Verwendung der Verwaltungsoberfläche von SoSci Survey werden Cookies verwendet, damit das Programm bei jedem Funktionsaufruf prüfen kann, ob sich der Nutzer mit gültigen Zugangsdaten eingeloggt hat.
Fragebögen hingegen verwenden kein Cookie, weil diese Technik nach wie vor mit Datenschutz-Problemen assoziiert wird (u.a. erlauben Cookies bei Werbebannern eine Wiedererkennung von Nutzern auf unterschiedlichen Internetseiten). Die eindeutige Benutzerkennung innerhalb eines Interviews wird jeweils von einer Fragebogen-Seite zur nächsten übermittelt und nicht dauerhaft auf dem Computer des Nutzers gespeichert.
Cookies stellen weiterhin kein zuverlässiges Mittel gegen eine mehrfache Teilnahme dar. Eine zuverlässige Kontrolle ist nur durch die Verwendung von Seriennummern (personalisierten Fragebogen-Links) möglich.
Werden die Antworten unverschlüsselt über das Internet übertragen, so besteht prinzipiell die Gefahr, dass auch Dritte in besitz der Daten kommen.
Der oFb-Server SoSciSurvey.de verwendet daher eine SSL-Verschlüsselung (zu erkennen am HTTPS vor der URL) mit signiertem Zertifikat. Die Daten werden also bereits vom Browser der Teilnehmers verschlüsselt und erst auf dem Server wieder entschlüsselt. Dieses Verfahren gilt als sehr sicher.
Sofern die Teilnehmer einer Befragung vorab bekannt sind und/oder mehrfach befragt werden sollen, bietet SoSci Survey eine interne Teilnehmer-Verwaltung. Dabei erhalten alle Datensätze desselben Teilnehmers eine eindeutige Kennung (Seriennummer), die allerdings keinen Rückschluss auf die E-Mail-Adresse und damit auf die Identität erlaubt.
Hinweis: Die interne Teilnehemrverwaltung setzt voraus, dass die Einladungen zum Fragebogen mittels SoSci Survey verschickt werden (Serienmails verschicken) und dass dabei der Zugriffsmodus Serienmail verwendet wird.
Bitte beachten Sie, dass der Server die Zuordnung von Seriennummern und E-Mail-Adresse intern speichern muss, sofern man die Teilnehmer mehrfach befragen will, mit dem Löschen aller E-Mail-Adressen wird aber auch diese Zuordnung gelöscht.
Manchmal möchte man die Teilnehmer einer Befragung nach deren E-Mail-Adresse fragen, z.B. wenn man als Incentive ein Gewinnspiel oder Informationen zu den Ergebnissen der Studie anbietet. oFb bietet die Möglichkeit, solche E-Mail-Adressen getrennt von den anderen erhobenen Daten zu speichern, so dass die Angaben des Befragten weiterhin anonym bleiben.
Der Server für SoSciSurvey.de steht seit 2011 in Deutschland in einem Rechenzentrum unter der Aufsicht des Hosters Hostloco. Dort ist der Server entsprechend gängiger Standards gegen Zugriff Dritter geschützt.
Auf dem Server kommt das als sicher geltende Betriebssystem Linux in Verbindung mit dem verbreiteten Webserver Apache zum Einsatz. Durch regelmäßige Sicherheitsupdates wird die Gefahr von Sicherheitslöchern minimiert. Der Zugriff auf den Server erfolgt mittels SSH-verschlüsselter Verbindungen.
Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, erfolgt ein tägliches Backup der Projekte und der erhobenen Daten.
Das oFb-Team selbst, das den Server SoSciSurvey.de betreibt, gibt die erhobenen Daten selbstverständlich nicht an Dritte weiter (s. Nutzungsbedingungen, Punkt 10). Andere Personen haben keinen Zugriff auf die Daten.
Auch Unternehmen können Verbindungsdaten ihrer Mitarbeiter aufzeichnen, auf deren Basis eine Zuordnung von IP-Adressen zu Fragebögen möglich wäre. Für diese Daten gibt es aber i.d.R. meist ohnehin gesonderte Bestimmungen zur Verwendung.
Sofern Sie in einem Fragebogen persönliche Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Adresse erheben, kann selbstverständlich keine Anonymität mehr gewährleistet werden.
Damit Dritte nicht auf die Daten zugreifen können, die Sie in Ihrer Befragung erheben, sollten Sie unbedingt ein sicheres Passwort wählen. Vermeiden Sie existierende Wörter als Passwörter, variieren Sie Groß- und Kleinschreibung, Ziffern und verwenden Sie mindestens 7 Zeichen für Ihre Passwort.
Bei einer Online-Befragung ist es zwingend erforderlich, dass der Server mit dem Internet verbunden ist. Eine Speicherung der Daten auf einem von anderen Computern physisch getrennten Rechner ist damit bei Online-Befragungen prinzipbedingt nicht möglich.
Mit Hilfe von oFb ist es möglich, Daten so zu erheben, dass ein Rückschluss auf die Person des Teilnehmers nicht mehr möglich ist. Der Lohn sind Daten, die nicht personenbezogenen sind und den Datenschutz damit nicht verletzten können.
Als Projektleiter kann man die erhobenen Daten oder das komplette Befragungsprojekt jederzeit löschen. Auch eine manuelle Archivierung des Befragungsprojekts ist im Benutzerkonto jederzeit möglich. Standardmäßig werden Projekte archiviert, wenn sich über einen Zeitraum von 3 Monaten kein Projektleiter im Projekt einloggt. Bei der Archivierung werden alle Daten gelöscht und der Fragebogen wird als XML-Datei archiviert – für den Fall, dass Sie den Fragebogen später nochmals verwenden möchten.
Unabhängig von der Löschung werden auf dem Server täglich Sicherheitskopien erstellt. Dies ist für den stabilen Server-Betrieb unerlässlich, denn Datenverlust durch technische Defekte oder versehentliches Löschen lassen sich nie vollkommen ausschließen. Die Backups werden für 1 Jahr aufbewahrt und anschließend vernichtet. Eine Verwendung, die über die Wiederherstellung gelöschter Daten hinaus geht, erfolgt nicht. Bitte beachten Sie, dass die Wiederherstellung von Daten, die man als Projektleiter versehentlich löscht, wegen des hohen Aufwands mit einer Strafgebühr von 60 Euro verbunden ist.
Sofern die Informationen auf dieser Seite noch Fragen offen lassen, bittet das oFb-Team um rege Nachfrage.