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--- en:survey:mailing-checklist [13.04.2018 11:35] – anna.claus.427
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 This checklist is meant for invitations for one-wave studies (cross sectional designs) in cases when the addresses of participants are known in advance. For multi-wave studies (longitudinal designs) and/or studies with [[:de:survey:opt-in-live|Self-Recruited Respondents]] more aspects have to be taken into account.
-  * Anlegen der Serienmail (**Einladungen verschicken** -> **Serienmails**)
+  * Compose Mailing (**Invitation Mailings** -> **Mailings**)
-    - Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie in der Serienmail evtl. mit unterschiedlichen Einstellungen herumprobiert haben, legen Sie zur Sicherheit eine neue Serienmail an.
+    - If you are unsure, whether you have tested different settings in the mailings, create a new mailing to be sure.
-    - Tragen Sie in der Serienmail //Betreff// und den //Inhalt (Text-Version)// ein.
+    - Type the //subject// and the //Content (text version)// into the respective fields.
-    - Überprüfen sie, dass im Text der Platzhalter ''%link%'' steht.
+    - Make sure that the wildcar ''%link%'' occurs in the text field.
-    - Speichern Sie die Serienmail und kontrollieren Sie unten die Vorschau.
+    - Safe the mailing and check the preview.
-    - Falls Sie eine personalisierte Anrede verwenden (Platzhalter ''%salut%'') sollten Sie diese in der Vorschau erkennen.
+    - In case you are using a personalized salutation (Wildcard ''%salut%'') you should be seing that in the preview.
-    - Außerdem muss dort ein Link in folgendem Format stehen:\\ ''%%https://<Link-zum-Fragebogen>/?d=*********%%''
+    - In addition, you should see a link that looks somewhat like this \\ ''%%https://<Link-to-questionnaire>/?d=*********%%''
-    - Wenn alles passt, klicken Sie (sofern gewünscht) auf den Knopf //HTML aus Text-Version erstellen//. Kontrollieren Sie erneut die Vorschau, nehmen Sie ggf. Formatierungen im HTML-Code vor, ändern Sie aber nichts am Platzhalter ''%link.html%''.
+    - If everything is correct, click //Create HTML from text version// (in case you wish to send a HTML mail). Once again, check the preview and adjust the formatting in HTML code, however, do not change the wildcard ''%link.html%''.
-  * Einstellungen der Serienmail kontrollieren
+  * Check Settings of the Mailing
-    - Unter //Erinnerung/Folgemail// sollten Sie bei //Erinnerung/Folgemail für// sicherstellen, dass eingestellt ist "Dies ist keine Erinnerung bzw. Folgemail".
+    - Make sure that in the tab //Reminder or Follow up// "This is no reminder/follow up mailing" is selected.
-    - Unter //Fragebogen-Link// wählen Sie bei //Fragebogen// bitte den Fragebogen aus, welchen die Teilnehmer ausfüllen sollen. Wenn sie ihn explizit auswählen und nicht "Standard-Fragebogen", vermindern Sie das Risiko, dass die Teilnehmer zum falschen Fragebogen gelangen (z.B. weil man während der Erhebung den Standard ändert). Speichern nicht vergessen.
+    - In the tab //Questionnaire URL// you select the questionnaire, which the participants are supposed to fill in as //Questionnaire//. By explicitly selecting it and not using "standard questionnaire", you lower the risk that participants reach a wrong questionnaire (e.g., by changing the standard during the data collection). Don't forget to safe.
-    - Das Feld //Link HTML// sollte leer bleiben. Den Titel des Links können Sie ggf. unter //Inhalt// bei //Beschriftung des Fragebogen-Links// anpassen.
+    - The field //Hyperlink HTML// should remain empty. You can adjust the name of the link in //Content// using //Label for the questionnaire hyperlink//, if you wish.
-    - **Tipp:** Die Einstellungen für //Fragebogen//, //Sprache//, //Mehrfachteilnahme// und //Gültigkeit begrenzen// werden ausgelesen, wenn ein Teilnehmer auf den personalisierten Link in der Einladung klickt. Änderungen nach Versand der Serienmail bleiben also nicht folgenlos.
+    - **Hint:** The settings for //Questionnaire//, //Language//, //Multiple submissions//, and //Limit validity// are read whenever participants click on their personaized link in the mailing. Thus changes in the settings after sending the mailing do have consequences.
-  * Fragebogen-Einstellungen
+  * Questionnaire Settings
-    - Prüfen Sie, ob unter **Fragebogen zusammenstellen** -> //Einstellungen// der Zugriffsmodus "Serienmail" (nicht "Seriennummer") ausgewählt ist.
+    - Check that in **Compose questionnaire** -> //Settings// the access restriction "Mailing" (not "authorization code") is selected.
-    - Überprüfen Sie bei **Befragungsprojekt** -> **Projekt-Einstellungen**, ob der korrekte Befragungszeitraum eingestellt ist. Für den Test sollte der Befragungszeitraum schon mit dem aktuellen Datum starten, sodass Sie gleich auf den Fragebogen zugreifen können.
+    - Check that in **Survey Project** -> **Project Settings** the correct survey administration period has been selected. For testing, this period should start with the current date, so you can immediately test the questionnaire.
-  * Test-Versand
+  * Test-Mailing
-    - Klicken Sie nun oben auf das Brief-Symbol, um die Serienmail (erstmal testweise) zu versenden.
+    - Click on the envelope symbol on top to send out the mailing (first only to test).
-    - Prüfen Sie, ob oben auf der Seite Hinweise oder Warnungen erscheinen (z.B. zum Befragungszeitraum).
+    - Check whether warnings or errors occur (e.g. refering to the survey administration period).
-    - Tragen Sie bei //Empfänger einzeln auswählen// die E-Mail-Adressen ein, die Sie zum Testen vorgesehen haben.
+    - Enter in //Specify individual recipients// the e-mail addresses of your test mailings.
-    - Wählen Sie bei //Zeitpunkt für den Versand// die Option "Sofort versenden".
+    - Chose as //Sending Date and Time// the option "send immediately".
-    - Klicken Sie unten auf //Überprüfen//.
+    - Click //Check// at the bottom of the page.
-    - Kontrollieren Sie bei //Versand-Information//, dass die Serienmail tatsächlich nur an eine oder zwei Adressen verschickt wird, je nachdem, wie viele Testadressen Sie angegeben haben.
+    - Check the //Sending Statistics// to make sure that the mailing goes out only to one or two recipients (depending on how many test e-mail addresses you have entered).
-    - Klicken Sie unten auf den Knopf //Vorschau// und kontrollieren Sie in der Vorschau nochmal Empfänger, Anrede, Text (Rechtschreibung und Formatierung) und den Link zum Fragebogen, der weiterhin auf eine URL mit Sternchen am Ende verweisen sollte.
+    - Click the //Preview//-button and check once again the recipient, salutation, text (including spelling and formatting) as well as the link to the questionnaire, which should be a URL with asterisks at the end.
-    - Versenden Sie die Serienmail mittels //Bestätigen//.
+    - Send the mailing by clicking //Confirm//.
-    - Sie E-Mail sollte zeitnah in Ihrem Postfach eintreffen. Kontrollieren Sie hier nochmal alles.
+    - You should get the e-mail promptly. Check the e-mail once again.
-    - Testen sie nun insbesondere, ob Sie den Fragebogen aufrufen können, ob es der richtige Fragebogen ist und ob sie ihn ausfüllen können.
+    - Please test, whether you can access the questionnaire, whether it is the correct questionnaire, and whether you can fill it in.
-  * Korrekturen
+  * Corrections
-    * Falls beim Test Fehler auffallen, dann führen Sie den Test-Versand erneut durch.
+    * In case you find errors, repeat the test mailing process.
-    * Löschen Sie dafür die Test-Adressen und importieren Sie sie erneut. Für SoSci Survey sind es dann neue Adresseinträge, welche die Serienmail nochmals erhalten dürfen. Alterativ (und solange der Link nicht benutzt wurde) können Sie die Adresseinträge in der **Adressliste** zum Bearbeiten anklicken und unten auf //Versandstatus zurücksetzen// klicken.
+    * Delete the test addresses and import them again into the list of contacts. As a consequence, they appear as new addresses in Sosci Survey, which can receive the mail again. Alternatively (only if the hyperlink has not been used), you can go the **list of contacts** and click on the e-mail address. There you can //Reset Delivery Status//.
-  * Versand der Serienmail
+  * Send Mailing
-    - Klicken Sie unter **Einladungen verschicken** -> **Serienmails** bei der richtigen Serienmail auf //Versand der Serienmail//.
+    - Click in **Initation Mailings** -> **Mailings** for the correct mailing on //Sending the Mailing//.
-    - Wählen Sie bei //Empfänger nach Teilgruppen// eventuell die Teilgruppe aus, an welche die Serienmail verschickt werden soll.
+    - Chose in //Send mailing to following subgroup// a specific subgroup of recipients, who should get the mailing.
-    - Wählen Sie beim //Zeitpunkt für den Versand// entweder "Sofort versenden" oder "Versand zu einem bestimmten Zeitpunkt".
+    - Chose in //Sending Date and Time// either "Send immediately" or "Send at specific time".
-    - Klicken Sie auf //Überprüfen//.
+    - Click //Check//.
-    - Prüfen Sie die Anzahl der Empfänger bei //Versand-Information//.
+    - Check the number of recipients in //Sending Statistics//.
-    - Prüfen Sie den //Zeitpunkt für den Versand//.
+    - Check the //Sending time//.
-    - Klicken Sie auf //Vorschau// und prüfen Sie nochmal Anrede und Text.
+    - Click on //Preview// and check salutation and text.
-    - Bestätigen Sie mit //Bestätigen//.
+    - Confirm by clicking on //Confirm//.
-    - Falls Sie als Zeitpunk "Sofort versenden" ausgewählt haben, kontrollieren Sie, ob der Versand abgeschlossen wird oder aufgrund von Fehlern pausiert und manuell fortgesetzt werden muss.
+    - In case you chose "send immediately", check whether the sending process is completed or whether it is aborted due to errors and has to be continued manually.
-  * Kurz nach dem Versand
+  * Shortly after Sending the Mailing
-    - Wählen Sie unter **Einladungen verschicken** -> **Adressliste** bei //Teilnahmestatus zeigen für// die Serienmail aus, die Sie verschickt haben.
+    - Chose in  **Invitation Mailings** -> **List of Contacts** in //Display participation status for// the mailing which you have sent out.
-    - Klicken Sie auf den Pfeil hinter //Status//, um nach dem Versand- und Teilnahmestatus zu sortieren. Kontrollieren Sie, dass alle Adressen eine E-Mail erhalten haben (roter Punkt), die eine E-Mail erhalten sollten. Wer einen grauen Punkt hat, hat noch keine E-Mail erhalten.
+    - Click on the arrow behind the //Status// to sort by mailing and participation status. Check that all e-mail addresses got a mailing (red dot), which should have gotten one. Grey dots indicate that no mailing has been sent to that address.
-    - Klicken Sie nochmal auf den Pfeil hinter //Status// -- die ersten Punkte sollten von rot auf gelb wechseln, wenn die Teilnehmer den Link aufrufen. Wenn sie die letzte Seite des Fragebogens erreichen, wechselt die Farbe auf grün. Sie müssen für die Anzeige des aktuellen Status die Liste erneut laden (F5) oder auf den Pfeil hinter Status klicken.
+    - Click again on the arrow behing the //Status// -- the first dots should change from red to yellow, once the participants click on the hyperlink in their mailing. When participants reach the last page of the questionnaire, the color changes to green. To refresh the status you can either resfresh the page (F5) or click on the arrow behind the status.